Forwarder (Freight Forwarder) là đơn vị trung gian giao nhận, đứng ra tiếp nhận hàng hóa từ chủ hàng, rồi tổ chức toàn bộ quá trình vận chuyển quốc tế — từ đặt chỗ tàu, khai báo hải quan đến giao hàng tận nơi. Với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, sử dụng dịch vụ forwarder giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro thủ tục và tối ưu chi phí vận tải.
Bài viết này trình bày chi tiết quy trình xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa của forwarder theo đường biển — phương thức phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay.
Chi Tiết Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Của Forwarder
Quy trình xuất khẩu của forwarder được thực hiện tuần tự, bắt đầu từ lúc tiếp nhận yêu cầu của chủ hàng cho đến khi lô hàng rời cảng và bill vận chuyển được phát hành.
Bước 1: Tiếp Nhận Yêu Cầu Và Kiểm Tra Thông Tin Hàng Hóa
Bộ phận kinh doanh của forwarder tiếp nhận thông tin lô hàng từ chủ hàng, bao gồm: tên hàng, mã HS Code, trọng lượng, thể tích (CBM), cảng đích, điều kiện thương mại (Incoterm) và thời hạn giao hàng. Dựa trên dữ liệu này, forwarder tư vấn loại container phù hợp — FCL (Full Container Load) cho hàng nguyên cont hoặc LCL (Less Container Load) cho hàng lẻ — đồng thời kiểm tra các điều kiện xuất khẩu như giấy phép, kiểm dịch, hun trùng (nếu có). Đối với một số thị trường quốc tế khắt khe như châu Âu, việc tìm hiểu kỹ quy trình cấp chứng nhận GS là vô cùng cần thiết để hàng hóa đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn kỹ thuật trước khi xuất bến.
Bước 2: Đặt Chỗ (Booking) Và Chọn Lịch Trình Vận Chuyển
Sau khi chủ hàng xác nhận lịch tàu và mức giá, forwarder tiến hành đặt chỗ (booking) với hãng tàu. Booking Confirmation trả về các thông tin quan trọng: số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), ngày tàu chạy (ETD), hạn đóng cont (CY Cut-off) và hạn truyền VGM. Forwarder chuyển toàn bộ thông tin này đến chủ hàng để chuẩn bị đóng hàng đúng tiến độ.
Bước 3: Lấy Container Rỗng, Đóng Hàng Và Hạ Bãi
Căn cứ theo lệnh giao vỏ rỗng từ hãng tàu, nhân viên điều phối (hoặc đội xe của chủ hàng) đến bãi container lấy vỏ rỗng về kho để đóng hàng. Sau khi đóng hàng, forwarder yêu cầu chủ hàng cung cấp số seal, số container và chi tiết hàng hóa để lập Shipping Instruction. Container sau đó được hạ bãi (CY) trước thời điểm CY Cut-off theo booking. Khâu này đòi hỏi phối hợp chặt chẽ giữa chủ hàng, nhà xe và forwarder để tránh lỡ tàu.
Bước 4: Khai Báo Hải Quan Hàng Xuất
Bộ phận hải quan của forwarder chuẩn bị và truyền tờ khai điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Bộ chứng từ cơ bản gồm: Hợp đồng thương mại (Sale Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn nháp (Draft B/L) và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O — nếu có). Tờ khai được phân luồng xanh (thông quan tự động), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa). Mỗi luồng yêu cầu mức độ phối hợp và thời gian xử lý khác nhau.
Bước 5: Phát Hành Bill Vận Chuyển Và Theo Dõi Lô Hàng
Sau khi hàng thông quan và lên tàu (On Board), forwarder lập bản nháp House Bill of Lading (HBL) gửi chủ hàng xác nhận, đồng thời phối hợp với hãng tàu để phát hành Master Bill of Lading (MBL). Với hàng xuất đến các cảng trung chuyển như Singapore hay Port Klang (Malaysia), forwarder cần đính kèm thêm Telex Release hoặc Surrender Notice. Toàn bộ chứng từ gốc cần được chuyển đến người nhận trước khi tàu cập cảng đích để tránh phát sinh phí lưu cont tại đầu nhập.
Chi Tiết Quy Trình Làm Hàng Nhập Của Forwarder
Ở chiều nhập khẩu, forwarder đóng vai trò điều phối từ lúc hàng còn trên biển cho đến khi container về đến kho của người mua và hoàn trả vỏ rỗng cho hãng tàu.
Bước 1: Tiếp Nhận Chứng Từ Và Thông Báo Hàng Đến
Forwarder nhận bộ chứng từ từ nhà xuất khẩu hoặc đại lý nước ngoài, gồm: Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, Packing List, C/O, C/Q (nếu có) và các giấy tờ chuyên ngành liên quan. Để quá trình kiểm tra bộ chứng từ diễn ra suôn sẻ, nhân viên chứng từ cũng cần nắm rõ cách phân biệt CoC và CQ nhằm tránh nhầm lẫn về tính pháp lý giữa chứng nhận hợp chuẩn hợp quy và chứng chỉ chất lượng sản phẩm. Ngay sau đó, forwarder phát Arrival Notice (A/N) đến nhà nhập khẩu, thông báo tên tàu, số chuyến, ngày tàu dự kiến cập cảng (ETA) và các khoản phí phát sinh đầu nhập. Đây là bước khởi động toàn bộ chuỗi thủ tục thông quan phía Việt Nam.
Bước 2: Lên Tờ Khai Hải Quan Và Nộp Thuế
Nhân viên hải quan của forwarder kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, tra mã HS Code, xác định mức thuế nhập khẩu và VAT theo công thức: Thuế NK = Trị giá CIF × Thuế suất (%); VAT = (CIF + Thuế NK) × Thuế suất VAT. Sau đó truyền tờ khai điện tử lên hệ thống VNACCS. Kết quả phân luồng quyết định bước tiếp theo: luồng xanh thông quan ngay, luồng vàng kiểm tra hồ sơ, luồng đỏ kiểm tra thực tế hàng hóa. Forwarder gửi thông tin tài khoản kho bạc để chủ hàng nộp thuế đúng hạn, tránh tình trạng hàng bị giữ tại cảng.
Bước 3: Lấy Lệnh Giao Hàng (D/O) Từ Hãng Tàu
Forwarder liên hệ hãng tàu để kiểm tra các khoản phí Local Charge cần thanh toán trước khi được cấp Delivery Order (D/O). Bộ chứng từ cần mang theo gồm: giấy giới thiệu, giấy báo hàng đến (A/N), bản copy B/L và thông tin xuất hóa đơn. Khi nhận được lệnh (hiện nay đa số hãng tàu cấp D/O điện tử — EDO), forwarder kiểm tra kỹ số container, số seal, hạn hiệu lực của lệnh và nộp tiền cược vỏ container. Nếu thiếu bất kỳ khoản phí nào — DEM, DET hoặc Storage — D/O sẽ không có hiệu lực để lấy hàng tại cảng.
Bước 4: Làm Thủ Tục Thông Quan Và Kiểm Tra Chuyên Ngành
Forwarder nộp bộ hồ sơ hải quan tại chi cục hải quan quản lý lô hàng. Hồ sơ bao gồm: tờ khai hải quan điện tử, Invoice (có chữ ký và đóng dấu), HBL và MBL, C/O bản gốc (nếu có), giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện kiểm dịch, kiểm định chất lượng, an toàn thực phẩm,…). Ví dụ, khi tiến hành thủ tục nhập khẩu đá Granite, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng mặt hàng đá tự nhiên này trước khi thông quan. Đối với hàng luồng đỏ, nhân viên hiện trường phải nắm rõ đặc tính hàng hóa, quy cách đóng gói và nhãn mác để giải trình với cán bộ hải quan trong quá trình kiểm hóa. Hàng có kiểm tra chuyên ngành có thể được tạm giải phóng về kho bảo quản riêng trong khi chờ kết quả — thời hạn nộp kết quả thường không quá 30 ngày.
Bước 5: Điều Phối Xe Tải Lấy Hàng Và Hoàn Cược Container
Sau khi tờ khai được thông quan, forwarder xuống cảng đổi lệnh, nộp phí nâng hạ và nhận phơi lệnh nâng. Nhân viên điều phối giao cho lái xe các chứng từ cần thiết: phơi lệnh nâng, biên bản giao hàng và phiếu cược cont. Xe container đến bãi, lấy hàng và chở về kho của người mua. Sau khi giao hàng và trả vỏ rỗng về bãi của hãng tàu, forwarder thu hồi phiếu cược và làm phiếu hoàn ứng. Nếu có kiểm tra chuyên ngành, toàn bộ giấy tờ kết quả được nộp bổ sung cho hải quan để thanh lý tờ khai — kết thúc quy trình nhập khẩu.
Các Loại Chi Phí Thường Gặp Trong Quy Trình Xuất Nhập Hàng Hóa
Hiểu rõ cấu trúc chi phí giúp chủ hàng kiểm soát ngân sách, tránh bị động trước các khoản phát sinh từ hãng tàu hoặc cảng.
Chi Phí Local Charge Tại Cảng Xuất Và Cảng Nhập
Local Charge là nhóm phí thu tại cảng đi và cảng đến, phát sinh với cả hàng FCL lẫn LCL. Bảng dưới đây tổng hợp các khoản phổ biến nhất:
| Tên phí | Đơn vị tính | Mô tả |
|---|---|---|
| THC – Terminal Handling Charge | Per cont (20’/40’/40’HC) | Phí xếp dỡ hàng tại cảng |
| DO fee – Delivery Order Fee | Per set | Phí lệnh giao hàng |
| CFS Handling Fee (hàng LCL) | Per CBM hoặc mức tối thiểu | Phí đưa hàng vào kho CFS |
| Lift On / Lift Off | Per cont | Phí nâng – hạ container tại bãi |
| PCS – Port Congestion Surcharge | Per cont hoặc Per CBM | Phụ phí tắc nghẽn cảng |
| PSS – Peak Season Surcharge | Per cont hoặc Per CBM | Phụ phí mùa cao điểm |
| BAF – Bunker Adjustment Factor | Per cont hoặc Per CBM | Phụ phí nhiên liệu |
| CIC – Container Imbalance Fee | Per cont hoặc Per CBM | Phí mất cân bằng container |
Phí Lưu Cont, Lưu Bãi Và Các Phụ Phí Từ Hãng Tàu
Đây là nhóm chi phí phát sinh khi hàng chậm được thông quan hoặc trả vỏ. Chủ hàng cần nắm rõ ba loại phí dễ nhầm lẫn nhất:
- DEM – Demurrage: Phí lưu container tại bãi cảng, do hãng tàu thu. Tính theo công thức: số ngày = ngày tàu cập – ngày thực tế lấy hàng + 1 – số ngày free DEM được hãng tàu cho phép. Mức phổ biến: tính theo cont/ngày (per 20’/40’/40’HC per day).
- DET – Detention: Phí lưu cont tại kho riêng của khách hàng, do hãng tàu thu. Tính từ ngày lấy hàng về kho đến ngày trả vỏ về cảng, trừ số ngày free DET.
- Storage Charge: Phí lưu bãi do cảng thu (không phải hãng tàu). Khoản này không thể thương lượng. Thường miễn phí 3 ngày đầu kể từ ngày tàu cập.
Lưu ý quan trọng: Nếu chưa thanh toán đầy đủ DEM, DET và Storage, D/O sẽ không có hiệu lực — hàng không thể lấy ra khỏi cảng. Trong trường hợp DEM/DET phát sinh lớn, chủ hàng có thể trực tiếp liên hệ hãng tàu thương lượng, hoặc nhờ nhà xuất khẩu hỗ trợ nếu họ là bên book tàu.
Phí Dịch Vụ Hải Quan Vải Vận Tải Nội Địa
Ngoài các khoản phí cảng và hãng tàu, chủ hàng cần tính đến chi phí dịch vụ forwarder và vận tải nội địa. Các khoản thường gặp bao gồm:
- Phí dịch vụ hải quan (Customs Brokerage Fee): Phí forwarder thu cho việc lên tờ khai, truyền khai điện tử, đi hiện trường và hỗ trợ kiểm hóa.
- Lệ phí tờ khai hải quan: Theo biểu phí Nhà nước, tính theo tờ khai.
- Phí kiểm tra chuyên ngành: Áp dụng với hàng thuộc diện kiểm dịch, kiểm định chất lượng, an toàn thực phẩm,… Chẳng hạn như khi thực hiện các bước trong thủ tục nhập khẩu bánh kẹo, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị chi phí cho việc đăng ký tự công bố sản phẩm và kiểm tra an toàn thực phẩm nghiêm ngặt. Mức phí theo quy định của từng cơ quan quản lý chuyên ngành.
- Thuế nhập khẩu và VAT: Thuế NK = Trị giá CIF × Thuế suất (%); VAT = (CIF + Thuế NK) × Thuế suất VAT. Ví dụ: CIF = 100 triệu đồng, thuế NK 10% → 10 triệu; VAT 8% → 8,8 triệu đồng.
- Phí vận tải nội địa (Trucking Fee): Tùy thuộc quãng đường, loại xe và khối lượng hàng. Tuyến phổ biến tại TP.HCM thường dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi chuyến, tùy loại cont (20′ hay 40′).
- Phí bảo hiểm hàng hóa: Thường tính 0,1%–0,5% trị giá CIF. Dù không bắt buộc, đây là khoản nên có để kiểm soát rủi ro trong vận chuyển quốc tế.
LogiHub – Cung Cấp Dịch Vụ Cho Thuê Kho Bãi Và Lưu Trữ Hàng Hóa Chuyên Nghiệp
Sau khi hàng hóa hoàn tất thủ tục thông quan và được vận chuyển về nội địa, bài toán tiếp theo là lưu trữ an toàn và phân phối hiệu quả. Đây là lúc hạ tầng kho bãi đóng vai trò then chốt trong toàn chuỗi cung ứng.
LogiHub — thành lập ngày 01/03/2020, trụ sở tại 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TP.HCM — là đơn vị cho thuê kho bãi chuyên nghiệp với hệ sinh thái 8 loại hình kho chuyên biệt, phục vụ cả doanh nghiệp (B2B) lẫn cá nhân và hộ kinh doanh (B2C):
- Cho thuê kho bãi nhà xưởng
- Cho thuê kho mát và kho lạnh (nhiệt độ âm 22°C / −8°F)
- Cho thuê kho mini (từ 5 m²)
- Cho thuê kho tự quản
- Cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu
- Cho thuê kho hàng thương mại điện tử (TMĐT)
- Cho thuê kho xây dựng theo yêu cầu (Built-to-Suit)
Hệ thống kho của LogiHub nằm ở vị trí đắc địa — gần các tuyến đường vành đai TP.HCM, cận cảng Cát Lái, không bị cấm tải theo giờ. Xe container 45 feet ra vào liên tục, sân bãi đủ rộng để xuất nhập nhiều cont cùng lúc. Hạ tầng được đầu tư toàn diện từ đầu: hệ thống PCCC tự động sprinkler đạt chuẩn nhà nước, camera an ninh HD 24/7, nền kho chịu tải 5 tấn/m², trần cao 10 mét và điện dự phòng tự khởi động.
Với các doanh nghiệp F&B, dược phẩm, nông sản hoặc hàng nhập khẩu cần kiểm soát nhiệt độ, kho lạnh và kho mát của LogiHub duy trì nhiệt độ ổn định liên tục, trang bị đầy đủ hệ thống tuần hoàn khí lạnh, kiểm soát độ ẩm tự động và đội ngũ vận hành sát sao 24/7.
Quý doanh nghiệp chỉ trả đúng diện tích thực dùng — biến chi phí mặt bằng cố định thành chi phí linh hoạt theo mùa vụ, tập trung nguồn lực vào kinh doanh cốt lõi.
Liên hệ LogiHub để được tư vấn giải pháp kho bãi phù hợp với quy mô và loại hàng hóa của doanh nghiệp bạn.
