Dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu ở TPHCM, Hà Nội là giải pháp thuê kho chuyên dụng để bảo quản, quản lý và trích lục chứng từ, công văn, sổ sách của doanh nghiệp thay vì cất giữ tại văn phòng. Tại LogiHub, phí lưu kho hồ sơ từ 65.000 – 130.000 VNĐ/m³/tháng, kèm trích lục miễn phí theo mã thùng.
Hơn 20 cụm kho của LogiHub tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng có tổng sức chứa 350.000 m³ (12.3 triệu ft³), trang bị phòng cháy chữa cháy (PCCC) tự động, camera 24/7 và kiểm soát mối mọt định kỳ. Nhiều loại chứng từ phải lưu tối thiểu 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn, theo Luật Kế toán 2015. Thuê kho lưu trữ tài liệu giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và giải phóng diện tích văn phòng.
Bài viết cung cấp bảng giá, các dịch vụ, quy trình 5 bước, ưu điểm và lý do doanh nghiệp cần thuê kho chứa hồ sơ.
Bảng Giá Dịch Vụ Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu Tại LogiHub ở TPHCM, Hà Nội
Giá dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu tại LogiHub gồm 3 hạng mục: phí thuê kho theo thể tích, phí thùng đựng và phí trích lục, áp dụng cho doanh nghiệp, văn phòng luật, đơn vị kế toán – kiểm toán.
| STT | Loại dịch vụ | Đơn giá (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | Thuê kho lưu hồ sơ | 65.000 – 130.000/m³/tháng | Giá chênh lệch tùy khu vực kho |
| 2 | Cung cấp thùng đựng hồ sơ | 20.000/thùng | Kích thước 60cm x 40cm x 35cm |
| 3 | Trích lục hồ sơ | Miễn phí | Trích lục theo mã thùng đã đánh dấu trước khi lưu kho |
Bạn có thể dùng thùng có sẵn hoặc đặt thùng của LogiHub. Thùng 50cm x 40cm x 30cm (0.06 m³, khoảng 2.1 ft³) khớp với kệ lưu trữ nên được khuyến nghị. Khách lưu trữ số lượng lớn, dài hạn nên liên hệ để nhận báo giá ưu đãi.
Các Dịch Vụ Lưu Trữ Hồ Sơ Chuyên Nghiệp LogiHub Cung Cấp ở TPHCM, Hà Nội
LogiHub cung cấp 3 nhóm dịch vụ lưu trữ hồ sơ: cho thuê kho bảo quản, quản lý – tra cứu trích lục, và tiêu hủy tài liệu bảo mật. Ba nhóm dịch vụ khép kín vòng đời một bộ hồ sơ, từ lúc rời văn phòng đến khi hết thời hạn lưu trữ.
Cho Thuê Kho Bảo Quản Và Lưu Trữ Hồ Sơ Công Ty
Dịch vụ cho thuê kho lưu hồ sơ cung cấp không gian bảo quản chứng từ trên kệ sắt tiêu chuẩn, tính phí theo m³ thực dùng. Bạn thuê đúng thể tích cần thiết, từ vài thùng tài liệu kế toán đến hàng nghìn m³ hồ sơ pháp lý.
Kho chứa hồ sơ đặt tại các cụm kho trung tâm TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng. Thời gian thuê linh hoạt theo tháng, quý hoặc năm, phù hợp cả lưu kho tạm lẫn lưu trữ dài hạn 10 – 20 năm.
Giải Pháp Quản Lý Và Tra Cứu Hồ Sơ Trích Lục
Giải pháp quản lý hồ sơ của LogiHub vận hành theo danh mục mã hóa: mỗi thùng mang một mã riêng, mỗi tập tài liệu gắn số thứ tự. Khi cần tra cứu, bạn gửi mã thùng qua email, đội ngũ kho trích lục và bàn giao trong giờ hành chính.
Kết quả trích lục trả theo 2 hình thức: bản giấy gốc giao tận nơi hoặc bản scan qua email. Trích lục theo mã thùng miễn phí trọn thời gian hợp đồng. LogiHub cũng báo cáo xuất nhập tồn số lượng hồ sơ đang lưu khi bạn yêu cầu.
Dịch Vụ Tiêu Hủy Tài Liệu Bảo Mật
Dịch vụ tiêu hủy tài liệu xử lý hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ bằng phương pháp cắt nhỏ hoặc thiêu đốt. Hai bên lập biên bản thống nhất danh mục trước khi thực hiện, đảm bảo không hủy nhầm chứng từ còn hiệu lực.
Quy trình tiêu hủy diễn ra dưới sự giám sát của khách hàng, thông tin được bảo mật từ lúc xuất kho đến khi hủy xong. Doanh nghiệp nhờ đó tránh rủi ro rò rỉ dữ liệu khi thanh lý giấy tờ cũ.
Quy Trình Lưu Trữ Hồ Sơ, Tài Liệu Chuẩn Khoa Học ở TPHCM, Hà Nội
Quy trình lưu trữ hồ sơ tại LogiHub gồm 5 bước: tiếp nhận – phân loại, đóng thùng – mã hóa, vận chuyển – sắp xếp, khai thác – trích lục, và tiêu hủy khi hết hạn. Mỗi bước có biên bản bàn giao và danh mục đối chiếu nên hồ sơ không thất lạc ở bất kỳ khâu nào.
Tiếp Nhận, Thu Thập Và Phân Loại Hồ Sơ Tận Nơi
Bước tiếp nhận bắt đầu khi nhân viên LogiHub đến văn phòng thu thập và phân loại hồ sơ theo loại chứng từ, năm phát hành và thời hạn lưu trữ. Bạn có thể tự phân loại hoặc giao cho đội ngũ kho.
Phân loại đúng từ đầu quyết định tốc độ trích lục về sau. Hồ sơ kế toán, hồ sơ nhân sự, hợp đồng và công văn được tách nhóm riêng trước khi đóng gói.
Đóng Thùng, Mã Hóa Và Lập Danh Mục Quản Lý
Bước đóng gói chuyển hồ sơ vào thùng carton chuyên dụng, mỗi thùng dán mã và đánh số thứ tự. Danh mục quản lý liệt kê mã thùng, tên nhóm hồ sơ, năm phát hành và vị trí kệ trong kho.
Danh mục lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Khi cần trích lục, bạn tra mã trên danh mục và gửi yêu cầu, không phải mô tả lại nội dung tài liệu.
Vận Chuyển Và Sắp Xếp Vào Kho Lưu Trữ Bảo Mật
Bước vận chuyển dùng xe tải chuyên dụng của LogiHub đưa hồ sơ từ văn phòng về kho, có biên bản giao nhận kèm số lượng thùng đối chiếu. Tài liệu được chằng buộc cố định trong thùng xe kín, tránh ẩm và xáo trộn dọc đường.
Tại kho, từng thùng được xếp lên kệ sắt theo đúng vị trí trong danh mục. Khu lưu trữ giới hạn người ra vào, chỉ nhân sự được phân quyền mới tiếp cận khu vực chứa hồ sơ.
Tổ Chức Khai Thác Và Hỗ Trợ Trích Lục Hồ Sơ Nhanh Chóng
Bước khai thác cho phép bạn tra cứu hồ sơ trong giờ hành chính bằng cách gửi mã thùng và số hồ sơ qua email. Nhân viên kho định vị thùng theo danh mục, rút đúng tập tài liệu và bàn giao.
Kết quả trích lục trả dưới dạng bản gốc hoặc bản scan. Sau khi dùng xong, tài liệu hoàn trả về đúng thùng, đúng vị trí kệ ban đầu, danh mục cập nhật ngay trong ngày.
Tiêu Hủy Hồ Sơ An Toàn Khi Hết Thời Hạn Lưu Trữ
Bước tiêu hủy áp dụng cho hồ sơ hết thời hạn lưu trữ theo Luật Lưu trữ và quy định chuyên ngành. LogiHub rà soát danh mục, thông báo các thùng đến hạn và chỉ tiến hành khi có văn bản xác nhận.
Tài liệu được cắt nhỏ hoặc thiêu đốt, có biên bản tiêu hủy lưu lại làm căn cứ pháp lý. Toàn bộ quá trình đảm bảo an ninh thông tin và vệ sinh môi trường.
Ưu Điểm Dịch Vụ Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu Của LogiHub ở TPHCM, Hà Nội
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu của LogiHub có 4 ưu điểm: kho rộng đạt chuẩn PCCC, an ninh giám sát 24/7, kiểm soát môi trường bảo quản định kỳ, và hệ thống quản lý truy xuất khoa học. Bốn yếu tố này bảo vệ tài liệu trước rủi ro vật lý lẫn thất lạc thông tin.
Kho Lưu Trữ Rộng Rãi, Đạt Chuẩn An Toàn Phòng Cháy Chữa Cháy
Hệ thống kho của LogiHub có tổng sức chứa 350.000 m³ (12.3 triệu ft³), phân bổ tại hơn 20 cụm kho ở TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng. Nhà kho xây kiên cố, trần cao 10 m (32.8 ft), nền chịu tải 5 tấn/m², cao ráo và thông thoáng.
Toàn bộ kho lắp hệ thống PCCC tự động sprinkler, nghiệm thu theo quy định của Bộ Công an. Với hồ sơ giấy – tài sản dễ bắt lửa nhất trong văn phòng – tiêu chuẩn PCCC là lớp bảo vệ quan trọng hàng đầu.
Hệ Thống An Ninh Và Camera Giám Sát Bảo Mật 24/7
Hệ thống an ninh tại kho LogiHub hoạt động theo mô hình đa lớp: camera HD toàn khu, bảo vệ vòng ngoài trực 24/7 và khóa từ phân quyền theo khu vực. Người ra vào kho được kiểm soát, ghi nhận thời gian và danh tính.
Thông tin khách hàng và nội dung tài liệu được bảo mật tuyệt đối. Chỉ nhân sự được ủy quyền mới vào khu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu của ngành tài chính, ngân hàng, luật và y tế.
Kiểm Soát Nhiệt Độ, Độ Ẩm Và Phòng Chống Mối Mọt Định Kỳ
Môi trường kho được kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm để giấy tờ không ố vàng, giòn gãy hay mục nát. Hồ sơ đặt trên kệ sắt cách nền, tránh hơi ẩm từ mặt sàn.
LogiHub xịt khử mối mọt và côn trùng định kỳ bằng hóa chất chuyên dụng. Mối mọt, gián và chuột – 3 tác nhân hủy hoại tài liệu giấy phổ biến nhất tại văn phòng – được loại bỏ trong kho chuyên dụng.
Hệ Thống Quản Lý Khoa Học, Dễ Dàng Truy Xuất Tài Liệu
Hệ thống quản lý hồ sơ tại LogiHub vận hành theo nguyên tắc 1 mã – 1 thùng – 1 vị trí kệ. Danh mục đồng bộ giữa khách hàng và kho giúp truy xuất theo mã số, không phụ thuộc trí nhớ cá nhân.
Yêu cầu trích lục nhờ đó được xử lý ngay trong giờ hành chính, kể cả yêu cầu khẩn phục vụ thanh tra, kiểm toán. Bạn nhận đúng tập tài liệu cần tìm thay vì lục cả chồng giấy tờ như khi tự lưu trữ.
Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Thuê Kho Lưu Trữ Hồ Sơ, Tài Liệu ở TPHCM, Hà Nội?
Doanh nghiệp cần thuê kho lưu trữ hồ sơ vì 3 lý do: giải phóng không gian làm việc, tuân thủ quy định pháp luật về thời hạn lưu trữ, và bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi thất lạc, hư hỏng. Giấy tờ tăng theo từng năm hoạt động, trong khi diện tích văn phòng và nhân sự quản lý có giới hạn.
Giải Phóng Không Gian Làm Việc Và Tiết Kiệm Chi Phí Vận Hành
Thuê kho lưu hồ sơ giúp doanh nghiệp thu hồi diện tích văn phòng đang dùng chất tài liệu. 1 m² văn phòng trung tâm TP.HCM hay Hà Nội có giá thuê hàng trăm nghìn đến hàng triệu đồng mỗi tháng, trong khi 1 m³ kho hồ sơ tại LogiHub chỉ từ 65.000 VNĐ/tháng.
Bạn cũng tiết kiệm chi phí tủ kệ, nhân sự sắp xếp và quản lý giấy tờ. Chi phí mặt bằng cố định chuyển thành chi phí linh hoạt theo thể tích thực dùng, nhân viên tập trung vào chuyên môn thay vì lục tìm chứng từ.
Tuân Thủ Các Quy Định Pháp Luật Về Thời Hạn Lưu Trữ Chứng Từ
Pháp luật Việt Nam quy định thời hạn lưu trữ bắt buộc cho nhiều loại hồ sơ: tài liệu kế toán lưu tối thiểu 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy loại, theo Luật Kế toán 2015. Hồ sơ của cơ quan, tổ chức phải lưu đúng quy định, nhiều loại lưu đến khi văn bản hết hiệu lực, theo Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Tự lưu trữ hồ sơ 10 – 20 năm tại văn phòng gần như bất khả thi. Kho chuyên dụng giúp doanh nghiệp duy trì đầy đủ chứng từ phục vụ thanh tra, kiểm toán và tranh chấp pháp lý, tránh rủi ro bị xử phạt do mất hoặc hủy hồ sơ trước hạn.
Đảm Bảo An Toàn Tuyệt Đối, Tránh Thất Lạc Và Hư Hỏng Dữ Liệu Quan Trọng
Lưu trữ tại kho chuyên dụng bảo vệ tài liệu trước 4 rủi ro thường gặp ở văn phòng: cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt và thất lạc do sắp xếp tùy tiện. Một bộ hợp đồng gốc hay chứng từ thuế bị mất có thể gây thiệt hại lớn hơn nhiều lần toàn bộ chi phí lưu kho.
Tại LogiHub, mỗi thùng hồ sơ nằm trong hệ thống PCCC tự động, camera 24/7, môi trường kiểm soát ẩm và danh mục mã hóa chặt chẽ. Tài liệu của bạn được bảo quản nguyên vẹn, truy xuất chính xác trong suốt thời hạn lưu trữ.
Để nhận báo giá theo khối lượng và khu vực, bạn liên hệ LogiHub qua website hoặc trụ sở 121 Hoàng Quốc Việt, Phường Phú Thuận, TP.HCM. Đội ngũ tư vấn khảo sát thực tế và lập phương án cho từng doanh nghiệp.