Khi nhu cầu thuê kho lưu trữ hàng hóa tăng mạnh, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử và chuỗi cung ứng phát triển tại Việt Nam, việc có một hợp đồng thuê kho bãi (warehouse lease agreement) rõ ràng và chuẩn pháp lý là yêu cầu không thể bỏ qua. Một bản hợp đồng thuê nhà kho soạn thảo kỹ lưỡng sẽ bảo vệ quyền lợi của cả hai bên, hạn chế rủi ro tranh chấp và tạo nền tảng cho quan hệ hợp tác dài hạn.
Bài viết này cung cấp mẫu hợp đồng thuê kho thông dụng nhất hiện nay, hướng dẫn soạn thảo và những điểm cốt yếu cần kiểm tra trước khi ký kết.
Mẫu hợp đồng thuê kho thông dụng nhất hiện nay
Dưới đây là mẫu hợp đồng cho thuê kho bãi và kho gửi hàng phổ biến, tuân thủ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 và Luật Kinh doanh Bất động sản 2014. Doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ KHO BÃI VÀ KHO GỬI HÀNG
(Số: ……………/HĐTNXVKB)
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ……………………, chúng tôi gồm có:
BÊN CHO THUÊ NHÀ KHO BÃI VÀ KHO GỬI HÀNG (BÊN A):
Tên công ty: ……………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………
Mã số thuế: ……………………………………………………………
Tài khoản số: ……………………………………………………………
Số điện thoại: ………………………… Fax: ……………………
Đại diện: Ông/Bà …………………………… Chức vụ: ………………
BÊN THUÊ KHO GỬI HÀNG, KHO BÃI (BÊN B):
Tên công ty/cá nhân: ……………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………
Mã số thuế: ……………………………………………………………
Tài khoản số: ……………………………………………………………
Số điện thoại: ………………………… Fax: ……………………
Đại diện: Ông/Bà …………………………… Chức vụ: ………………
Hai bên cùng thỏa thuận ký hợp đồng thuê kho với những nội dung sau:
ĐIỀU 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
Bên A đồng ý cho thuê và Bên B đồng ý thuê phần diện tích kho bãi như sau:
Diện tích: ……… m² (tương đương ……… sq ft)
Vị trí: ……………………………………………………
Tài sản gắn liền (nếu có): ……………………………
Mục đích sử dụng: lưu trữ hàng hóa / kho gửi hàng / nhà xưởng
ĐIỀU 2: THỜI HẠN HỢP ĐỒNG
Thời hạn thuê kho: …… năm/tháng, tính từ ngày …/…/…… đến ngày …/…/……
Trước khi hợp đồng kết thúc 30 ngày, nếu Bên B muốn gia hạn, phải thông báo bằng văn bản cho Bên A.
Trường hợp chấm dứt trước hạn, bên ngưng hợp đồng phải thông báo ít nhất 3 tháng trước.
ĐIỀU 3: GIÁ THUÊ VÀ THANH TOÁN
Đơn giá: ……………… VNĐ/m²/tháng
Tổng tiền thuê: ……………… VNĐ/tháng (Bằng chữ: ………………)
Đã bao gồm thuế GTGT.
Thanh toán theo chu kỳ: …… tháng/lần, vào ngày …… hàng tháng.
Hình thức: chuyển khoản hoặc tiền mặt. Bên A xuất hóa đơn theo quy định.
ĐIỀU 4: ĐIỀU CHỈNH GIÁ THUÊ
Khi giá thị trường biến động trên 15%, hai bên thỏa thuận điều chỉnh bằng văn bản. Mọi thay đổi về giá được ghi nhận tại phụ lục hợp đồng và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng chính.
ĐIỀU 5: GIAO NHẬN MẶT BẰNG
Bên A bàn giao mặt bằng trong vòng …… ngày kể từ ngày ký hợp đồng, kèm biên bản bàn giao ghi rõ hiện trạng kho, thiết bị đi kèm (nếu có).
ĐIỀU 6: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A
- Bàn giao kho đúng diện tích, tình trạng đã thỏa thuận; đảm bảo điều kiện sử dụng an toàn.
- Cam kết tính hợp pháp của tài sản cho thuê; chịu trách nhiệm nếu kết cấu kho gây thiệt hại cho Bên B.
- Không được tự ý xâm phạm tài sản và hoạt động kinh doanh của Bên B trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực.
- Nhận tiền thuê đúng hạn và xuất hóa đơn theo quy định pháp luật thuế.
ĐIỀU 7: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B
- Sử dụng kho đúng mục đích ghi trong hợp đồng; không cho thuê lại khi chưa có sự đồng ý của Bên A.
- Thanh toán tiền thuê đúng hạn và đầy đủ.
- Tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh và hàng hóa lưu trữ bên trong kho.
- Thanh toán các chi phí phát sinh: điện, nước, phí bảo vệ, phí quản lý (nếu có) theo thỏa thuận riêng.
- Không tự ý sửa chữa, cải tạo kết cấu kho khi chưa được Bên A chấp thuận bằng văn bản.
ĐIỀU 8: XỬ LÝ VI PHẠM VÀ TRANH CHẤP
Khi có tranh chấp, hai bên ưu tiên thương lượng trực tiếp. Nếu không giải quyết được, vụ việc được đưa ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền. Mọi chi phí tố tụng do bên có lỗi chịu.
ĐIỀU 9: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký. Được lập thành 03 bản tiếng Việt có giá trị pháp lý như nhau – mỗi bên giữ 01 bản, 01 bản lưu tại Phòng Công chứng theo quy định.
| ĐẠI DIỆN BÊN A(Ký tên, đóng dấu) | ĐẠI DIỆN BÊN B(Ký tên, đóng dấu) |
Khái quát về hợp đồng thuê kho
Khái quát về hợp đồng thuê khoHợp đồng thuê kho bãi là gì?
Hợp đồng thuê kho (hay còn gọi là hợp đồng thuê nhà kho, hợp đồng kho gửi hàng) là văn bản pháp lý xác lập quyền và nghĩa vụ giữa bên cho thuê và bên thuê trong việc sử dụng diện tích kho để lưu trữ, bảo quản hàng hóa. Đây là loại hợp đồng thuộc nhóm hợp đồng thuê tài sản, chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Kinh doanh Bất động sản 2014.
Theo đó, bên cho thuê cam kết giao kho theo đúng diện tích, tình trạng và công năng đã thỏa thuận; bên thuê có quyền sử dụng kho vào mục đích lưu giữ hàng hóa và phải thanh toán tiền thuê đúng hạn.
Tầm quan trọng của hợp đồng thuê kho
Hợp đồng thuê kho là sự ràng buộc pháp lý rõ ràng giữa hai bên. Khi đã ký kết, cả bên thuê lẫn bên cho thuê đều phải tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận. Phía sau văn bản này là hệ thống pháp luật Việt Nam – bộ luật dân sự và luật thương mại – đảm bảo quyền lợi của cả hai bên nếu xảy ra vi phạm.
Đối với hoạt động logistics và chuỗi cung ứng, một biên bản thuê kho được soạn thảo kỹ lưỡng mang lại ba giá trị cốt lõi:
| Vai trò | Ý nghĩa thực tiễn |
|---|---|
| Ràng buộc pháp lý | Là căn cứ giải quyết tranh chấp; bảo vệ bởi Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại Việt Nam. |
| Bảo vệ quyền lợi các bên | Bên thuê được sử dụng kho đúng tiêu chuẩn; bên cho thuê nhận thanh toán đúng hạn. |
| Tối ưu vận hành logistics | Kiểm soát chi phí, quy trình xuất nhập kho, và trách nhiệm quản lý hàng hóa minh bạch. |
Mẫu hợp đồng thuê kho cần có những nội dung nào?
Tùy theo loại hình dịch vụ (kho tự quản, kho lạnh, kho lưu trữ hồ sơ, kho thương mại điện tử…) và thỏa thuận của hai bên, hợp đồng thuê kho bãi sẽ có các điều khoản phù hợp. Tuy nhiên, bất kỳ mẫu hợp đồng cho thuê kho nào cũng phải bao gồm đủ các nội dung sau:
- Thông tin pháp nhân của bên cho thuê và bên thuê: tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện có thẩm quyền ký kết.
- Đối tượng hợp đồng: mô tả rõ diện tích kho (m²), vị trí, tình trạng kết cấu, cơ sở vật chất đi kèm, mục đích sử dụng.
- Thời hạn thuê và cơ chế gia hạn: thời điểm bắt đầu, kết thúc; điều kiện gia hạn; thủ tục thông báo trước khi chấm dứt.
- Giá thuê và phí dịch vụ: đơn giá VNĐ/m²/tháng, các phí đi kèm (bốc xếp, vận chuyển, bảo vệ, điện nước, bảo hiểm hàng hóa…), cơ chế điều chỉnh giá.
- Hình thức thanh toán: chu kỳ thanh toán, phương thức (tiền mặt hoặc chuyển khoản), nghĩa vụ xuất hóa đơn.
- Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê: bàn giao kho đúng cam kết, đảm bảo an toàn kết cấu, không xâm phạm hoạt động của bên thuê.
- Quyền và nghĩa vụ của bên thuê: sử dụng đúng mục đích, thanh toán đúng hạn, không tự ý sửa chữa, trách nhiệm đối với hàng hóa lưu trữ.
- Điều khoản giải quyết tranh chấp: thương lượng trực tiếp; nếu không giải quyết được, đưa ra tòa án có thẩm quyền.
- Chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện hợp pháp cả hai bên.
Nếu mẫu hợp đồng bên cho thuê đưa ra còn thiếu bất kỳ mục nào kể trên, cần yêu cầu bổ sung trước khi ký để tránh rủi ro phát sinh sau này.
Hướng dẫn viết mẫu hợp đồng cho thuê nhà xưởng và kho bãi
Khi soạn thảo hợp đồng cho thuê nhà xưởng hoặc kho bãi, mỗi phần cần được xử lý cụ thể và chặt chẽ:
(1) Tiêu đề và số hiệu hợp đồng: Ghi rõ “HỢP ĐỒNG CHO THUÊ KHO BÃI” kèm số hiệu để dễ quản lý và đối chiếu về sau.
(2) Thông tin các bên: Với doanh nghiệp, ghi đầy đủ tên đăng ký kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật và chức vụ. Với cá nhân, ghi số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú. Thông tin này phải khớp với giấy tờ pháp lý.
(3) Đối tượng và mục đích: Mô tả diện tích kho bằng m² (và ft² nếu cần), địa chỉ cụ thể, loại hàng hóa được phép lưu trữ. Nếu kho có yêu cầu đặc biệt (kho lạnh duy trì -18°C đến -22°C / -0,4°F đến -8°F; kho mát 15°C–25°C / 59°F–77°F), cần ghi rõ tiêu chuẩn kỹ thuật và trách nhiệm vận hành.
(4) Thời hạn và gia hạn: Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc. Quy định rõ thời gian thông báo tối thiểu trước khi chấm dứt hợp đồng – thường là 30 đến 90 ngày, tùy thỏa thuận.
(5) Giá thuê và các khoản phí: Ghi đơn giá rõ ràng, phân biệt tiền thuê diện tích và phí dịch vụ đi kèm. Tránh ghi gộp để hạn chế tranh chấp về chi phí phát sinh.
(6) Quyền sửa chữa và cải tạo: Nếu bên thuê có kế hoạch lắp thêm kệ hàng, hệ thống điện riêng hoặc điều chỉnh bố cục bên trong kho, phải đưa vào hợp đồng hoặc phụ lục đính kèm, kèm điều kiện hoàn trả nguyên trạng khi kết thúc thuê.
(7) Trách nhiệm bồi thường: Xác định rõ bên nào chịu trách nhiệm khi hàng hóa bị hư hỏng, mất mát do lỗi vận hành kho, sự cố thiết bị hoặc thiên tai. Điều khoản này đặc biệt quan trọng với kho lạnh, kho hóa chất và kho hàng giá trị cao.
Những vấn đề cần lưu ý đối với khách hàng khi ký hợp đồng thuê kho
Trước khi đặt bút ký, hãy chắc chắn bạn đã kiểm tra toàn bộ các yếu tố dưới đây. Đây là những điểm thực tế phát sinh tranh chấp nhiều nhất trong hoạt động thuê kho bãi tại Việt Nam:
- Kiểm tra tình trạng kho thực tế: Khảo sát trực tiếp nền kho, mái, tường, tải trọng sàn (thường 3–5 tấn/m²), hệ thống PCCC, chiếu sáng và an ninh. Ghi nhận hiện trạng vào biên bản bàn giao – đây là căn cứ tránh tranh chấp khi trả kho.
- Thỏa thuận giới hạn tăng giá: Với hợp đồng dài hạn, cần thống nhất tỷ lệ tăng giá tối đa mỗi năm hoặc mỗi kỳ gia hạn. Tránh trường hợp giá tăng đột ngột ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính.
- Xử lý tiền cọc: Nếu có đặt cọc, quy định rõ điều kiện hoàn trả đầy đủ khi hết hạn hoặc chấm dứt hợp đồng trước hạn do lỗi của bên nào.
- Liệt kê hàng hóa và cơ chế bồi thường: Nếu bên cho thuê quản lý hàng hóa, cần lập danh sách đầy đủ số lượng, chủng loại và quy định rõ hình thức bồi thường khi xảy ra hư hỏng, mất mát tài sản.
- Thỏa thuận sửa chữa và cải tạo: Nếu có kế hoạch lắp thêm kệ hàng, điện riêng hoặc điều chỉnh bố cục kho, đưa nội dung này vào hợp đồng hoặc phụ lục đính kèm trước khi ký.
- Lưu trữ hợp đồng đúng cách: Giữ bản gốc cẩn thận. Sao chứng thực thành nhiều bản để sử dụng khi cần. Hợp đồng thuê kho chính là lá chắn pháp lý bảo vệ quyền lợi của bạn khi xảy ra bất đồng.
Thuê kho lưu hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bảo quản hàng, hiệu quả vận chuyển và kết quả kinh doanh. Do đó, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần đàm phán kỹ từng điều khoản trong mẫu hợp đồng thuê kho trước khi ký kết.
LogiHub – Đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa
LogiHub là đơn vị cho thuê kho bãi chuyên nghiệp, vận hành hệ sinh thái 8 loại hình kho chuyên biệt tại TP. Hồ Chí Minh. Từ kho lạnh âm 22°C (−8°F) đến kho xây dựng theo yêu cầu (built-to-suit) hàng nghìn m², LogiHub thiết kế không gian lưu trữ theo đúng đặc tính hàng hóa và quy trình vận hành của từng doanh nghiệp.
Kho LogiHub tọa lạc tại 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TP. HCM – khu vực giao thông huyết mạch, cho phép xe container 45 feet (≈ 13,7 m) ra vào liên tục, không bị cấm tải theo giờ.
Các dịch vụ kho bãi cốt lõi tại LogiHub:
- Cho thuê kho bãi nhà xưởng – trần cao 9–12 m (≈ 30–39 feet), tải trọng sàn 3–5 tấn/m²
- Cho thuê kho mát – duy trì 15°C–25°C (59°F–77°F), độ ẩm ≤ 65%
- Cho thuê kho lạnh – từ -18°C đến -22°C (−0,4°F đến −8°F), data logger theo dõi nhiệt độ thời gian thực
- Cho thuê kho mini – từ 5 m³ đến 50 m² (≈ 177 cubic feet – 538 sq ft)
- Cho thuê kho tự quản – chìa khóa riêng, an ninh vòng ngoài 24/7
- Cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu
- Cho thuê kho hàng thương mại điện tử (TMĐT)
- Cho thuê kho xây dựng theo yêu cầu
Tất cả các kho đều được trang bị hệ thống PCCC tự động sprinkler đạt chuẩn nhà nước, camera an ninh 24/7 và bảo vệ vòng ngoài. Hợp đồng thuê kho tại LogiHub rõ ràng, minh bạch về giá và điều khoản – không phát sinh chi phí ẩn.
Quý doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu thuê kho bãi hoặc cần tư vấn về hợp đồng thuê kho, hãy liên hệ LogiHub để được hỗ trợ ngay hôm nay.
