Thẻ kho hàng hóa — hay còn gọi là sổ kho — là chứng từ kế toán bắt buộc tại mọi kho hàng. Biểu mẫu này ghi nhận từng lần nhập, xuất và tồn kho theo từng danh mục hàng hóa, đảm bảo số liệu thực tế khớp với sổ sách kế toán. Bài viết cung cấp đầy đủ các mẫu thẻ kho theo quy định hiện hành năm 2026, kèm hướng dẫn lập chi tiết.
Tải mẫu thẻ kho hàng hóa (Sổ kho) theo quy định mới nhất
Hiện nay, doanh nghiệp áp dụng một trong ba thông tư kế toán tùy theo quy mô và loại hình hoạt động. Mỗi thông tư quy định mẫu thẻ kho riêng, nhưng đều ghi nhận đủ các chỉ tiêu: tên hàng, đơn vị tính, số lượng nhập – xuất – tồn và chữ ký xác nhận.
Mẫu thẻ kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, thay thế một số quy định về chứng từ kế toán kho trước đây. Đây là mẫu thẻ kho áp dụng bắt buộc cho các đơn vị kế toán từ năm 2026.
Mẫu thẻ kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
| Chỉ tiêu | Nội dung |
|---|---|
| Tên biểu mẫu | Thẻ kho (Sổ kho) – Mẫu số S12-DN |
| Đơn vị ban hành | Bộ Tài chính |
| Căn cứ pháp lý | Thông tư 99/2025/TT-BTC |
| Đối tượng áp dụng | Doanh nghiệp hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp từ 01/01/2026 |
| Các cột bắt buộc | Ngày tháng ghi sổ, số chứng từ, diễn giải, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn, ký xác nhận |
[Nút tải] Tải mẫu thẻ kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (File Word/Excel)
Mẫu thẻ kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, áp dụng cho doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Mẫu thẻ kho theo thông tư này ký hiệu S12-DN, được lập riêng cho từng danh điểm hàng hóa lưu kho.
| Cột trên thẻ kho | Diễn giải |
|---|---|
| Tên hàng, quy cách | Tên đầy đủ, ký mã hiệu, quy cách của từng loại hàng |
| Đơn vị tính | Cái, kg, thùng, lít… tùy loại hàng |
| Ngày tháng ghi sổ | Ngày thực tế phát sinh nhập/xuất |
| Số chứng từ | Số phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho tương ứng |
| Nhập / Xuất / Tồn | Số lượng từng nghiệp vụ; tồn cuối = tồn đầu + nhập − xuất |
| Ký xác nhận | Thủ kho ký từng dòng; kế toán ký kiểm tra định kỳ |
[Nút tải] Tải mẫu thẻ kho S12-DN theo Thông tư 200 (File Word/Excel)
Mẫu thẻ kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME). Mẫu thẻ kho theo thông tư này đơn giản hơn TT200 nhưng vẫn đảm bảo đủ thông tin theo dõi hàng hóa nhập – xuất – tồn theo từng danh mục.
| Tiêu chí so sánh | TT 200/2014 | TT 133/2016 |
|---|---|---|
| Đối tượng áp dụng | Doanh nghiệp quy mô vừa, lớn | Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ |
| Ký hiệu mẫu | S12-DN | S12-DNN |
| Mức độ chi tiết | Chi tiết từng chứng từ, có cột giá trị | Theo dõi số lượng, đơn giản hóa cột giá |
| Bắt buộc ghi giá trị? | Có (số tiền theo từng lần nhập/xuất) | Không bắt buộc – chỉ ghi số lượng |
[Nút tải] Tải mẫu thẻ kho S12-DNN theo Thông tư 133 (File Word/Excel)
Thẻ kho hàng hóa (Sổ kho) là gì?
Thẻ kho hàng hóa là chứng từ kế toán do thủ kho lập và theo dõi tại kho. Mỗi thẻ theo dõi một loại (danh điểm) hàng hóa, ghi nhận số lượng thực tế nhập vào, xuất ra và còn tồn tại kho sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ.
Thẻ kho còn được gọi là sổ kho hay sổ chi tiết hàng hóa tại kho. Đây là cầu nối giữa hoạt động thực tế tại kho và bộ phận kế toán — mọi số liệu trên thẻ kho phải khớp với sổ kế toán chi tiết hàng hóa (TK 152, 155, 156) sau khi đối chiếu định kỳ.
Theo quy định kế toán Việt Nam, thẻ kho là chứng từ bắt buộc tại các doanh nghiệp có hoạt động nhập – xuất – tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu và thành phẩm. Doanh nghiệp không sử dụng thẻ kho hoặc ghi chép không đầy đủ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về kế toán theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
Vai trò của thẻ kho trong quản lý và lưu trữ hàng hóa
Thẻ kho không chỉ là yêu cầu pháp lý — đây là công cụ kiểm soát hàng hóa chủ chốt trong vận hành kho. Hiểu đúng vai trò của thẻ kho giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý hàng chặt chẽ, giảm thiểu thất thoát và tăng độ chính xác trong báo cáo tồn kho.
Đối với bộ phận quản lý kho
Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng từng loại hàng tại kho theo thời gian thực. Sau mỗi lần nhập hoặc xuất hàng, thủ kho ghi ngay vào thẻ, giúp số liệu tồn kho luôn được cập nhật. Khi cần kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, thẻ kho là căn cứ đối chiếu trực tiếp với hàng hóa thực tế.
Ngoài ra, thẻ kho giúp thủ kho phát hiện sớm các bất thường như: hàng xuất vượt tồn, hàng nhập thiếu so với chứng từ, hoặc hàng tồn lâu ngày có nguy cơ hết hạn. Những tín hiệu này hỗ trợ quản lý kho ra quyết định xử lý kịp thời, tránh tổn thất.
Đối với nghiệp vụ kế toán kho
Kế toán kho dựa vào thẻ kho để đối chiếu số liệu với sổ kế toán chi tiết (TK 152, 155, 156) định kỳ — thường cuối tháng hoặc khi có kiểm kê. Nếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán không khớp, kế toán phát hiện ngay sai sót trong ghi chép hoặc bất thường trong xuất nhập hàng.
Thẻ kho còn là căn cứ để lập báo cáo tồn kho, tính giá vốn hàng bán (COGS) và phản ánh giá trị hàng hóa trên bảng cân đối kế toán. Đây là tài liệu quan trọng khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu rà soát hàng hóa.
Giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát hàng hóa
Thẻ kho tạo ra hệ thống trách nhiệm rõ ràng: mỗi lần hàng ra vào kho đều có chứng từ và chữ ký xác nhận. Điều này ngăn chặn tình trạng xuất hàng không có phiếu, nhập thiếu không được ghi nhận hoặc hàng thất thoát không được phát hiện.
Theo thống kê thực tế tại các doanh nghiệp logistics, những đơn vị duy trì thẻ kho đầy đủ và đối chiếu định kỳ giảm tỷ lệ chênh lệch hàng tồn kho xuống dưới 0,5% — so với mức 2–5% ở những kho không có hệ thống ghi chép chặt chẽ.
Hướng dẫn cách lập thẻ kho hàng hóa chi tiết và chuẩn xác
Nguyên tắc, căn cứ và thời điểm ghi thẻ kho
Thẻ kho được lập theo nguyên tắc ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh, không gộp nhiều lần vào một dòng. Mỗi lần nhập hoặc xuất hàng tương ứng với một dòng ghi trên thẻ kho, có số chứng từ (phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho) đính kèm làm căn cứ.
Căn cứ ghi thẻ kho bao gồm:
- Phiếu nhập kho (khi hàng về kho)
- Phiếu xuất kho (khi hàng ra khỏi kho)
- Biên bản kiểm kê (khi có điều chỉnh tồn kho sau kiểm kê)
Thời điểm ghi thẻ kho: ghi ngay trong ngày khi nghiệp vụ phát sinh, không để dồn nhiều ngày. Thủ kho không được ghi ngược ngày hoặc sửa số liệu đã ghi mà không có biên bản điều chỉnh.
Hướng dẫn điền thông tin các cột trên thẻ kho
| Cột thông tin | Cách điền chuẩn xác | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tên hàng, quy cách, phẩm chất | Ghi đầy đủ tên hàng, ký mã hiệu, thông số kỹ thuật nếu có | Thống nhất tên gọi với danh mục hàng hóa trong hệ thống kế toán |
| Đơn vị tính | Ghi rõ: cái, hộp, kg, lít, thùng… | Không được thay đổi đơn vị tính giữa chừng nếu không có điều chỉnh danh mục |
| Ngày ghi sổ | Ngày thực tế hàng nhập hoặc xuất kho | Phải trùng ngày trên phiếu nhập/xuất kho |
| Số chứng từ | Số phiếu nhập hoặc xuất kho kèm theo | Bắt buộc; nếu thiếu số chứng từ, dòng ghi không hợp lệ |
| Diễn giải | Nêu ngắn gọn nội dung: “Nhập từ nhà cung cấp X”, “Xuất cho bộ phận Y” | Không để trống; cần đủ thông tin để tra soát về sau |
| Số lượng nhập | Ghi số lượng thực nhập, đã kiểm đếm tại kho | Phải khớp với phiếu nhập kho và biên bản giao nhận |
| Số lượng xuất | Ghi số lượng thực xuất, có chữ ký người nhận | Không ghi trước khi hàng thực xuất kho |
| Số lượng tồn | Tồn = Tồn kỳ trước + Nhập − Xuất | Tính ngay sau mỗi dòng ghi; không để trống cột tồn |
| Chữ ký thủ kho | Thủ kho ký xác nhận từng dòng hoặc từng chứng từ | Bắt buộc; là cơ sở quy trách nhiệm khi có sai lệch |
Những lưu ý về mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán
Mở sổ: Thẻ kho được mở vào đầu kỳ kế toán (đầu năm tài chính hoặc khi phát sinh hàng hóa mới). Số tồn đầu kỳ lấy từ số tồn cuối kỳ trước hoặc từ biên bản kiểm kê ban đầu.
Ghi sổ: Ghi liên tục theo thứ tự thời gian. Không được bỏ dòng trống giữa các nghiệp vụ. Nếu ghi nhầm, gạch ngang dòng sai, ghi dòng mới đúng bên dưới — không dùng bút xóa hoặc sửa chữa trực tiếp lên con số đã ghi.
Khóa sổ: Cuối mỗi tháng, thủ kho cộng tổng số lượng nhập, tổng số lượng xuất và tính tồn cuối tháng. Kế toán kho ký xác nhận sau khi đã đối chiếu với sổ kế toán chi tiết. Số liệu sau khi khóa sổ không được điều chỉnh trực tiếp — mọi điều chỉnh phải thực hiện qua chứng từ điều chỉnh theo quy định.
Lưu trữ thẻ kho: Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa phải lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Thẻ kho lưu tại kho hoặc phòng kế toán, có thể lưu dạng bản cứng hoặc file điện tử đã được ký số.
Dịch vụ cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa chuyên nghiệp tại LogiHub
Quản lý thẻ kho đúng quy định là một phần — hạ tầng kho bãi đạt chuẩn là nền tảng. LogiHub vận hành hệ sinh thái 8 loại hình kho chuyên biệt tại TP.HCM, phục vụ doanh nghiệp từ SME đến tập đoàn xuất nhập khẩu quy mô lớn.
Hệ thống kho của LogiHub được thiết kế để hàng hóa lưu trữ đúng điều kiện, quy trình xuất nhập diễn ra trơn tru và chứng từ kho — bao gồm thẻ kho, phiếu nhập/xuất — được lập đầy đủ theo từng lô hàng:
- Kho bãi nhà xưởng: Trần cao 9–12 m (≈ 30–39 feet), tải trọng sàn 3–5 tấn/m², xe container 45 feet ra vào không cấm tải
- Kho mát: Duy trì 15°C – 25°C (59°F – 77°F), phù hợp mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, dược phẩm
- Kho lạnh: Từ −18°C đến −22°C (−0,4°F đến −8°F), data logger theo dõi nhiệt độ thời gian thực, máy phát điện dự phòng 24/7
- Kho mini: Từ 5 m³ đến 50 m² (≈ 177 cubic feet – 538 sq ft), chìa khóa trao tay, truy cập linh hoạt
- Kho tự quản: Khách hàng giữ chìa khóa riêng, LogiHub cung cấp bảo vệ vòng ngoài 24/7 và hệ thống PCCC tự động
- Kho hàng TMĐT: Xử lý fulfillment trong ngày, hỗ trợ đóng gói, dán nhãn, giao nhận
- Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu: Bảo quản chứng từ dài hạn, tra cứu nhanh theo yêu cầu
- Kho xây dựng theo yêu cầu (Built-to-suit): Thiết kế riêng theo đặc tính hàng hóa và quy trình vận hành của từng doanh nghiệp
Toàn bộ hệ thống kho LogiHub tọa lạc tại 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TP.HCM — khu vực huyết mạch, kết nối trực tiếp với vành đai thành phố và luồng container từ cảng Cát Lái. Hàng hóa xuất nhập không bị gián đoạn do cấm tải theo giờ.
Doanh nghiệp chỉ trả đúng diện tích thực dùng — không chôn vốn vào CAPEX, không chịu chi phí kho dư trong mùa thấp điểm. Hợp đồng linh hoạt theo tháng hoặc dài hạn, hỗ trợ mở rộng hoặc thu hẹp diện tích lưu trữ theo thực tế kinh doanh.
Liên hệ tư vấn: Đội ngũ LogiHub sẵn sàng hỗ trợ chọn loại kho, tư vấn layout vận hành và báo giá chi tiết trong vòng 2 giờ làm việc.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Thẻ kho hàng hóa khác phiếu nhập kho và phiếu xuất kho như thế nào?
Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho là chứng từ gốc, lập riêng cho từng lần hàng ra vào kho. Thẻ kho (sổ kho) là sổ theo dõi liên tục, tổng hợp tất cả các lần nhập và xuất của một loại hàng theo trình tự thời gian, từ đó tính ra số lượng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. Nói cách khác, thẻ kho là “nhật ký” của từng danh mục hàng hóa tại kho.
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc lập thẻ kho không?
Có. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, thẻ kho vẫn là chứng từ bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp nhỏ được sử dụng mẫu S12-DNN với cấu trúc đơn giản hơn — chỉ theo dõi số lượng, không bắt buộc ghi giá trị từng nghiệp vụ trên thẻ kho.
Thẻ kho có thể lập bằng phần mềm máy tính không?
Được. Theo Luật Kế toán 2015 và các thông tư hướng dẫn, thẻ kho có thể được lập và lưu trữ trên phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý kho (WMS). Điều kiện là phần mềm phải đáp ứng tiêu chuẩn chứng từ điện tử, dữ liệu phải đủ các chỉ tiêu bắt buộc và có khả năng in ra giấy khi cần kiểm tra.
Thẻ kho cần lưu trữ trong bao lâu?
Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015, thẻ kho hàng hóa thuộc nhóm chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Đối với hàng hóa liên quan đến dự án đầu tư, dự án được cấp vốn nhà nước hoặc xuất nhập khẩu có giá trị lớn, thời gian lưu trữ có thể lên đến 10 năm hoặc lâu hơn theo quy định chuyên ngành.
Nếu phát hiện số liệu trên thẻ kho sai thì xử lý thế nào?
Khi phát hiện sai sót trên thẻ kho đã ghi, không được tẩy xóa hoặc sửa trực tiếp. Thủ kho gạch ngang dòng sai, ghi dòng điều chỉnh ngay bên dưới kèm chú thích lý do. Nếu sai lệch giữa tồn kho thực tế và số liệu trên thẻ kho, cần lập biên bản kiểm kê xác nhận, sau đó kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh theo đúng quy trình kế toán kho hàng.
