Khi giao hàng hóa cho bên thứ ba lưu trữ, hợp đồng gửi kho là văn bản pháp lý không thể thiếu. Đây là công cụ bảo vệ quyền lợi của cả hai phía — bên gửi lẫn bên nhận giữ hàng. Bài viết cung cấp mẫu hợp đồng gửi kho hàng hóa mới nhất, cùng hướng dẫn chi tiết về nội dung cần có và những điều cần lưu ý trước khi ký kết.
Mẫu hợp đồng gửi kho hàng hóa mới nhất
Dưới đây là mẫu hợp đồng gửi giữ hàng hóa chuẩn pháp lý, căn cứ theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005. Doanh nghiệp và cá nhân có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo hoặc điều chỉnh cho phù hợp với thực tế giao dịch.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————
HỢP ĐỒNG GỬI KHO HÀNG HÓA
Số: …………/HĐGK
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ………
Tại: ……………………………………………………………………
Chúng tôi gồm có:
Bên A (Bên gửi hàng hóa)
Tên tổ chức/cá nhân: ………………………………………………
Mã số thuế/Số CCCD: ………………… Cấp ngày: ……………
Người đại diện: ……………………………… Chức vụ: …………
Số điện thoại: …………………………………………………………
Địa chỉ: ………………………………………………………………
Bên B (Bên nhận giữ hàng hóa)
Tên tổ chức/cá nhân: ………………………………………………
Mã số thuế/Số CCCD: ………………… Cấp ngày: ……………
Người đại diện: ……………………………… Chức vụ: …………
Số điện thoại: …………………………………………………………
Địa chỉ kho: ………………………………………………………………
Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng gửi kho hàng hóa với các điều khoản sau:
Điều 1: Đối tượng hợp đồng
Tên hàng hóa: ………………………………………………………
Số lượng: ………………………… Đơn vị tính: ………………
Tình trạng hàng hóa tại thời điểm gửi: …………………………
Địa điểm lưu kho: …………………………………………………
Điều 2: Thời hạn lưu kho
Thời gian bắt đầu: ngày …… tháng …… năm ………
Thời gian kết thúc: ngày …… tháng …… năm ………
Gia hạn hợp đồng: hai bên thỏa thuận bằng văn bản trước … ngày khi hết hạn.
Điều 3: Chi phí và phương thức thanh toán
Đơn giá lưu kho: …………………… VNĐ/m²/tháng hoặc VNĐ/tháng
Phí dịch vụ đi kèm (nếu có): ……………………………………
Phương thức thanh toán: □ Tiền mặt □ Chuyển khoản
Chu kỳ thanh toán: ……………………………………………………
Tiền đặt cọc (nếu có): ………………………………………… VNĐ
Điều 4: Nghĩa vụ Bên A
- Thông báo đầy đủ đặc tính hàng hóa, yêu cầu bảo quản đặc thù (nếu có).
- Thanh toán chi phí lưu kho đúng hạn.
- Nhận lại hàng hóa đúng thời hạn ghi trong hợp đồng. Trường hợp chậm nhận, Bên A chịu phí lưu kho phát sinh và mức phạt ……% theo thỏa thuận.
- Không gửi hàng hóa thuộc danh mục cấm lưu trữ theo quy định pháp luật.
Điều 5: Nghĩa vụ Bên B
- Bảo quản hàng hóa theo đúng yêu cầu kỹ thuật đã cam kết.
- Không sử dụng hàng hóa của Bên A trong thời gian lưu giữ.
- Chịu trách nhiệm bồi thường nếu hàng hóa bị mất mát, hư hỏng do lỗi của Bên B, trừ trường hợp bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn không thể phòng tránh…).
- Giao trả hàng hóa đúng hạn và nguyên trạng như khi tiếp nhận.
Điều 6: Giải quyết tranh chấp
Hai bên ưu tiên giải quyết tranh chấp bằng thương lượng. Nếu không đạt được thỏa thuận trong vòng …… ngày, tranh chấp sẽ được đưa ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền để giải quyết theo quy định pháp luật hiện hành.
Điều 7: Hiệu lực hợp đồng
Hợp đồng có hiệu lực từ ngày …… tháng …… năm ………, được lập thành …… bản, mỗi bên giữ …… bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký tên, đóng dấu)
(Ký tên, đóng dấu)
Hợp đồng gửi kho hàng hóa là gì?
Hợp đồng gửi kho hàng hóa là văn bản pháp lý xác lập thỏa thuận giữa bên gửi hàng (chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền) và bên nhận giữ (đơn vị cung cấp dịch vụ kho bãi). Theo đó, bên nhận giữ có nghĩa vụ bảo quản hàng hóa trong một thời hạn nhất định và hoàn trả nguyên trạng khi hợp đồng kết thúc, đổi lại bên gửi thanh toán phí lưu kho theo mức đã thỏa thuận.
Căn cứ pháp lý của loại hợp đồng này bao gồm Điều 533 và Điều 537 Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005. Theo Điều 537, bên nhận giữ phải bồi thường thiệt hại nếu hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng do lỗi trong quá trình bảo quản, trừ các trường hợp bất khả kháng được ghi rõ trong hợp đồng.
Điểm khác biệt giữa hợp đồng gửi kho hàng hóa và hợp đồng thuê kho xưởng nằm ở trách nhiệm quản lý. Với hợp đồng gửi kho, đơn vị kho bãi chịu trách nhiệm bảo quản và đền bù nếu xảy ra thất thoát. Với hợp đồng thuê kho xưởng, người thuê tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hàng hóa bên trong.
Nội dung cần có trong hợp đồng gửi kho hàng hóa
Mỗi đơn vị kho bãi có quy trình và điều kiện lưu trữ riêng, nên không tồn tại một mẫu hợp đồng gửi giữ tài sản duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, một biên bản gửi kho hàng hóa đạt chuẩn pháp lý cần đảm bảo đủ bốn nhóm nội dung cốt lõi dưới đây.
Thông tin bên gửi và bên nhận
Đây là phần xác định chủ thể pháp lý của hợp đồng. Với tổ chức, cần ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật và chức danh. Với cá nhân, cần có họ tên đầy đủ, số CCCD/CMND và địa chỉ liên hệ. Thông tin này phải khớp chính xác với giấy tờ pháp lý hiện hành của từng bên.
Địa điểm kho lưu trữ thực tế cũng cần được ghi rõ, không chỉ địa chỉ trụ sở của bên nhận giữ. Đây là cơ sở để xác định thẩm quyền giải quyết tranh chấp theo địa bàn nếu phát sinh xung đột.
Danh mục, số lượng và tình trạng hàng hóa
Phần mô tả hàng hóa cần đủ chi tiết để hai bên đối chiếu khi xuất kho. Cần ghi rõ tên hàng, chủng loại, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng (kg/tấn), thể tích (m³) và tình trạng hàng tại thời điểm nhập kho. Với hàng hóa có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng, nên đính kèm hình ảnh hoặc biên bản kiểm đếm làm phụ lục hợp đồng.
Danh mục này cũng xác định căn cứ bồi thường nếu xảy ra mất mát. Thiếu thông tin mô tả hàng hóa là lỗi phổ biến nhất khiến tranh chấp kho bãi khó giải quyết.
Thời gian gửi và điều kiện bảo quản
Hợp đồng cần xác định rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc và quy trình gia hạn. Điều kiện bảo quản đặc thù — như yêu cầu kiểm soát nhiệt độ (kho mát 15°C–25°C / 59°F–77°F, kho lạnh từ -18°C đến -22°C / -0.4°F đến -8°F), độ ẩm, phòng chống côn trùng hay phân tách hàng hóa theo nhóm — phải được ghi thành điều khoản cụ thể, không để ở dạng thỏa thuận miệng.
Ngoài ra, hợp đồng nên quy định rõ phương thức quản lý xuất nhập hàng: FIFO (nhập trước xuất trước), LIFO (nhập sau xuất trước) hay theo mã SKU. Điều này giúp tránh nhầm lẫn trong quản lý tồn kho và đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng quy trình.
Cam kết, chữ ký và xác nhận hai bên
Phần kết của hợp đồng cần nêu rõ cơ chế xử lý vi phạm, mức phạt chậm thanh toán hoặc chậm nhận hàng, và quy trình giải quyết tranh chấp. Hợp đồng chỉ có hiệu lực pháp lý khi có đủ chữ ký của người đại diện hợp pháp cả hai bên, đóng dấu (nếu là tổ chức) và ghi rõ ngày ký. Mỗi bên giữ ít nhất một bản gốc.
Lưu ý đối với khách hàng khi ký hợp đồng gửi kho hàng hóa
Kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký
Đọc toàn bộ hợp đồng trước khi đặt bút ký — kể cả phần phụ lục và điều khoản in nhỏ. Xác nhận thông tin pháp lý của bên nhận giữ: giấy phép kinh doanh, địa chỉ kho thực tế, người đại diện hợp pháp. Với các điều khoản về bồi thường, cần làm rõ giới hạn trách nhiệm của bên kho, trường hợp nào được tính là bất khả kháng và trường hợp nào không.
Nếu hợp đồng có điều khoản nào chưa rõ ràng hoặc không phù hợp với nhu cầu thực tế, hãy yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa trước khi ký. Đây là quyền của người thuê kho, không phải yêu cầu bất thường.
Hiểu rõ các điều khoản liên quan
Ba nhóm điều khoản cần đặc biệt lưu ý bao gồm: điều khoản về chi phí phát sinh ngoài hợp đồng gốc (phí bốc xếp, phí lưu kho vượt hạn, phí dịch vụ đi kèm), điều khoản về đơn phương chấm dứt hợp đồng (thời gian báo trước, xử lý tiền cọc), và điều khoản về bồi thường hàng hóa (mức tối đa, thủ tục yêu cầu bồi thường, thời hạn giải quyết).
Khách hàng cũng cần kiểm tra xem hợp đồng có bao gồm bảo hiểm hàng hóa hay không. Một số đơn vị kho bãi uy tín yêu cầu hoặc hỗ trợ mua bảo hiểm cho toàn bộ lô hàng trong thời gian lưu trữ.
Bảo quản hợp đồng cẩn thận
Hợp đồng gửi kho hàng hóa là bằng chứng pháp lý duy nhất xác lập nghĩa vụ của bên nhận giữ đối với hàng hóa của bạn. Lưu giữ ít nhất một bản gốc tại nơi an toàn. Song song đó, nên scan hoặc chụp lại toàn bộ hợp đồng để dự phòng. Trong trường hợp hàng hóa có giá trị lớn, nên lập thêm biên bản giao nhận hàng khi nhập kho, có xác nhận của cả hai bên.
Khi hết hợp đồng hoặc khi rút hàng, yêu cầu bên kho ký vào biên bản xuất kho xác nhận trạng thái hàng hóa. Đây là tài liệu quan trọng nếu sau đó phát sinh tranh chấp về tình trạng hàng khi nhận lại.
LogiHub – Đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa uy tín
LogiHub được thành lập ngày 01/03/2020, là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa tại TP.HCM. Trụ sở kho đặt tại 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TP.HCM — vị trí chiến lược kết nối trực tiếp với các tuyến đường huyết mạch, cho phép xe container 45 feet (≈ 13,7 m) ra vào liên tục, không bị cấm tải theo giờ.
LogiHub vận hành hệ sinh thái 8 loại hình kho chuyên biệt: kho bãi nhà xưởng, kho mát (15°C–25°C / 59°F–77°F), kho lạnh (âm 18°C đến âm 22°C / -0.4°F đến -8°F), kho mini từ 5m², kho tự quản, kho lưu trữ hồ sơ tài liệu, kho hàng thương mại điện tử và kho xây dựng theo yêu cầu. Mỗi loại hình được thiết kế riêng theo đặc tính hàng hóa, không phải không gian chung chia nhỏ.
Toàn bộ hệ thống kho được trang bị PCCC tự động sprinkler đạt chuẩn nhà nước, camera an ninh giám sát 24/7, bảo vệ vòng ngoài và hệ thống data logger theo dõi nhiệt độ thời gian thực. Nền kho chịu lực tải trọng 5 tấn/m², trần cao từ 9 m đến 12 m (≈ 30–39 feet) — đáp ứng yêu cầu lưu trữ hàng hóa quy mô lớn.
Quý khách chỉ thanh toán theo diện tích thực sử dụng — không phát sinh chi phí ẩn, không ràng buộc diện tích tối thiểu bất hợp lý. Hợp đồng thuê kho của LogiHub được soạn thảo minh bạch, điều khoản rõ ràng và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hiện hành.
Để nhận tư vấn hoặc xem mẫu hợp đồng thuê kho cụ thể, liên hệ trực tiếp với đội ngũ LogiHub qua hotline hoặc truy cập website để đặt lịch tham quan kho miễn phí.
