Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi đặc thù chịu sự giám sát trực tiếp của Chi cục Hải quan 24/7.
Không giống kho thương mại thông thường, mọi hoạt động tại đây — từ khai báo, nhập hàng, bảo quản đến xuất kho — đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo Điều 91 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC).
Bài viết này hướng dẫn đầy đủ các thủ tục xuất nhập hàng kho ngoại quan, giúp doanh nghiệp nắm vững quy trình và tránh rủi ro pháp lý.
Thủ Tục Hải Quan Đối Với Hàng Hóa Nhập Kho Ngoại Quan
Quy Trình Nhập Hàng Từ Nước Ngoài Vào Kho Ngoại Quan
Hàng hóa từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan thực hiện theo 3 bước quy chuẩn dưới đây.
Trước khi tiến hành, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần hiểu rõ bản chất kho CFS là gì để tránh nhầm lẫn với các mô hình kho bãi đặc thù khác.
Bước 1 — Khai tờ khai hàng hóa nhập khẩu
Người khai hải quan điền tờ khai theo chỉ tiêu thông tin tại Phụ lục II Thông tư 38/2015/TT-BTC. Tờ khai điện tử là hình thức phổ biến hiện nay, thực hiện qua phần mềm doanh nghiệp tự triển khai hoặc phần mềm miễn phí của Tổng cục Hải quan.
Trường hợp đặc biệt theo khoản 2 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP (viện trợ nhân đạo, hàng biên giới, hàng quà tặng…) được phép dùng tờ khai giấy mẫu HQ/2015/NK, nộp 2 bản chính.
Bước 2 — Nộp bộ hồ sơ cho Hải quan quản lý kho
Bộ hồ sơ gồm: tờ khai nhập khẩu (nếu khai giấy), 1 bản chụp vận tải đơn (không yêu cầu với hàng cửa khẩu đường bộ), giấy phép tạm nhập tái xuất có điều kiện từ Bộ Công Thương (nếu có), và giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành.
Bước 3 — Cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý kho
Chủ hàng hoặc người khai hải quan cập nhật toàn bộ thông tin lô hàng vào phần mềm quản lý của chủ kho ngoại quan, sau đó gửi dữ liệu đến Chi cục Hải quan quản lý kho để theo dõi, giám sát.
Điều kiện đối với hàng nước ngoài nhập kho ngoại quan:
- Hàng của chủ hàng nước ngoài chưa ký hợp đồng bán cho doanh nghiệp Việt Nam.
- Hàng của doanh nghiệp Việt Nam nhập từ nước ngoài, chờ đưa vào thị trường nội địa hoặc tái xuất sang nước thứ ba.
- Hàng từ nước ngoài chờ xuất sang nước thứ ba.
Quy Trình Nhập Hàng Từ Nội Địa Hoặc Khu Phi Thuế Quan
Hàng từ nội địa hoặc khu phi thuế quan muốn vào kho ngoại quan phải là hàng đã hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu chờ xuất, hoặc hàng hết thời hạn tạm nhập phải tái xuất.
Việc hiểu chính xác khái niệm kho bảo thuế là gì cũng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí và biểu thuế trong chuỗi cung ứng.
Quy trình thực hiện gồm 3 bước tiêu chuẩn:
Bước 1 — Đăng ký tờ khai xuất khẩu
Người khai hải quan đăng ký tờ khai xuất khẩu từ nội địa hoặc khu phi thuế quan trên phần mềm hải quan theo đúng quy định.
Bước 2 — Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu
Tùy tình trạng kiểm tra thực tế, có các trường hợp xử lý khác nhau:
| Trường hợp | Xử lý | |
|---|---|---|
| Hàng miễn kiểm tra thực tế, đã thông quan | Cung cấp số tờ khai + danh sách container (mẫu 29) hoặc danh sách hàng hóa (mẫu 30) cho cơ quan hải quan cửa khẩu hoặc doanh nghiệp kinh doanh cảng | |
| Hàng phải kiểm tra thực tế ngoài cửa khẩu | Bảo quản nguyên trạng, giữ niêm phong trong suốt quá trình vận chuyển đến khi hải quan cửa khẩu xuất xác nhận | |
| Hàng được kiểm tra tại Chi cục Hải quan cửa khẩu | Sau thông quan, thực hiện các bước như trường hợp 1 |
Bước 3 — Cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý
After khi hàng được đưa vào kho, chủ hàng cập nhật dữ liệu lô hàng vào phần mềm quản lý của chủ kho và gửi thông tin đến Chi cục Hải quan quản lý kho ngoại quan.
Thủ Tục Hải Quan Đối Với Hàng Hóa Xuất Kho Ngoại Quan
Quy Trình Xuất Hàng Từ Kho Ngoại Quan Ra Nước Ngoài
Bước 1 — Lập phiếu xuất kho
Doanh nghiệp lập phiếu xuất kho theo đúng quy định pháp luật kế toán. Phiếu phải thể hiện rõ hàng hóa xuất kho của từng tờ khai nhập kho tương ứng (1 bản chụp).
Bước 2 — Cập nhật thông tin lên phần mềm và gửi hải quan
Cập nhật đầy đủ thông tin hàng hóa chuẩn bị xuất vào hệ thống quản lý của chủ kho, sau đó truyền dữ liệu đến cơ quan hải quan.
Bước 3 — Khai tờ khai vận chuyển độc lập
Hoàn thiện hồ sơ gồm: tờ khai vận chuyển độc lập theo Phụ lục II (Mục 6) Thông tư 38/2015/TT-BTC; 1 bản chụp vận tải đơn (không yêu cầu với hàng đường bộ biên giới); giấy phép quá cảnh (nếu có).
Sau khi nộp, hệ thống sẽ tự động phân luồng:
- Luồng 1 (phê duyệt): In thông báo phê duyệt, xuất trình hàng để niêm phong, xác nhận.
- Luồng 2: Xuất trình đầy đủ hồ sơ, khai bổ sung số chì hải quan và số hiệu niêm phong.
- Hàng nghi vấn vi phạm: Xuất trình để kiểm tra thực tế.
Lưu ý quan trọng: Hàng từ kho ngoại quan chỉ được xuất qua các cửa khẩu theo quy định của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Công Thương. Nếu sau 15 ngày không xuất được hoặc cần thay đổi cửa khẩu, doanh nghiệp phải thông báo lại cơ quan hải quan.
Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Từ Kho Ngoại Quan Vào Nội Địa
Bước 1 — Cập nhật thông tin hàng xuất kho
Kê khai thông tin hàng hóa qua phần mềm quản lý của chủ kho ngoại quan, gửi thông tin đến Chi cục Hải quan quản lý kho để theo dõi.
Bước 2 — Thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu
Cung cấp số tờ khai hải quan cho hải quan khu vực cửa khẩu, kèm danh sách container (mẫu 29/DSCT/GSQL) hoặc danh sách hàng hóa (mẫu 30/DSHH/GSQL) tùy phương thức vận chuyển. Người khai hải quan là chủ hàng gửi kho ngoại quan phải nộp các chứng từ như khi nhập khẩu hàng từ nước ngoài vào kho.
Bước 3 — Xử lý hàng niêm phong (nếu có)
Với hàng hóa thuộc diện niêm phong theo khoản 3 Điều 52 Thông tư 38/2015/TT-BTC, doanh nghiệp phải xuất trình hàng nguyên trạng để cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận, bảo quản niêm phong trong toàn bộ hành trình vận chuyển.
Thủ Tục Hải Quan Vận Chuyển Hàng Hóa Giữa Các Kho Ngoại Quan
Khi cần chuyển hàng từ kho ngoại quan này sang kho khác, doanh nghiệp thực hiện theo nguyên tắc kép:
- Tại kho cũ: Thực hiện thủ tục xuất kho như quy trình xuất hàng đi nội địa.
- Tại kho mới: Thực hiện thủ tục nhập kho như quy trình nhập hàng từ nước ngoài.
Lưu ý về thời hạn lưu kho: Thời gian lưu hàng tối đa tại kho ngoại quan là 12 tháng, tính từ ngày nhập vào kho đầu tiên (kho cũ). Trường hợp có lý do chính đáng, Cục trưởng Cục Hải quan quản lý kho có thể gia hạn thêm tối đa 12 tháng.
Yêu Cầu Và Điều Kiện Đối Với Hàng Hóa Xuất Nhập Kho Ngoại Quan
Hàng Hóa Được Phép Lưu Giữ Trong Kho Ngoại Quan
Theo Điều 85 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, hàng hóa được phép lưu giữ trong kho ngoại quan gồm nhiều danh mục cụ thể.
Trong hoạt động vận tải quốc tế, năng lực phân biệt kho ngoại quan và kho CFS sẽ giúp các nhà quản trị đưa ra phương án lưu kho hợp lý nhất.
- Hàng hóa của chủ hàng nước ngoài chưa ký hợp đồng bán cho doanh nghiệp Việt Nam.
- Hàng của doanh nghiệp Việt Nam nhập từ nước ngoài, chờ đưa vào nội địa hoặc tái xuất sang nước thứ ba.
- Hàng từ nước ngoài đưa vào chờ xuất sang nước thứ ba.
- Hàng từ nội địa đã hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, chờ xuất.
- Hàng hết thời hạn tạm nhập buộc phải tái xuất.
Ngoài lưu trữ, doanh nghiệp còn được thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng tại kho theo Điều 83 Nghị định 08/2015/NĐ-CP: đóng gói, chia nhỏ, phân loại, bảo dưỡng, lấy mẫu kiểm tra, chuyển quyền sở hữu mà không cần di chuyển hàng ra khỏi kho. Riêng kho ngoại quan chuyên dụng chứa hóa chất, xăng dầu được phép pha chế, chuyển đổi chủng loại nếu đáp ứng điều kiện quản lý chuyên ngành.
Hàng Hóa Không Được Phép Lưu Giữ Trong Kho Ngoại Quan
Ba loại hàng bị cấm lưu giữ trong kho ngoại quan bao gồm:
- Hàng giả mạo nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ Việt Nam.
- Hàng gây nguy hiểm cho người hoặc gây ô nhiễm môi trường.
- Hàng cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu (trừ trường hợp đặc biệt được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt).
Ngoài ra, các mặt hàng sau không được nhập khẩu vào nội địa từ kho ngoại quan: hàng thuộc Danh mục phải làm thủ tục tại cửa khẩu nhập theo Quyết định 15/2017/QĐ-TTg (nay thay thế bởi Quyết định 23/2019/QĐ-TTg), trừ khi kho ngoại quan nằm trong cửa khẩu cảng biển, cửa khẩu đường bộ hoặc cảng hàng không quốc tế.
Thời Hạn Giải Quyết Thủ Tục Xuất Nhập Hàng Kho Ngoại Quan
Sau khi người khai hải quan hoàn tất hồ sơ theo đúng Luật Hải quan, công chức hải quan có trách nhiệm xử lý trong các khung thời gian cụ thể:
| Nội dung xử lý | Thời hạn tối đa | |
|---|---|---|
| Kiểm tra hồ sơ hải quan | 2 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ | |
| Kiểm tra thực tế hàng hóa | 8 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hàng xuất trình | |
| Hàng cần kiểm tra chuyên ngành | Tính từ thời điểm nhận kết quả kiểm tra chuyên ngành | |
| Gia hạn khi hàng phức tạp, đa chủng loại | Không quá 2 ngày làm việc thêm |
Đối với thủ tục xuất hàng, ngay khi người khai hải quan nộp và xuất trình đủ hồ sơ, cơ quan hải quan tiến hành tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra ngay.
Chi phí tham khảo: 20.000 VNĐ/tờ khai, thu một lần khi làm thủ tục nhập kho (miễn phí với các trường hợp quy định tại Điều 3 Thông tư 274/2016/TT-BTC). Cơ quan có thẩm quyền giải quyết là Chi cục Hải quan nơi kho ngoại quan đóng.
Giải Pháp Cho Thuê Kho Bãi Và Lưu Trữ Hàng Hóa Chuyên Nghiệp Tại LogiHub
Kho ngoại quan đòi hỏi hạ tầng và quy trình quản lý đạt chuẩn pháp lý nghiêm ngặt.
Với doanh nghiệp cần không gian lưu trữ hàng hóa linh hoạt — trước, trong, hoặc sau giai đoạn thông quan — LogiHub cung cấp hệ sinh thái 8 loại hình kho chuyên biệt đáp ứng từng nhu cầu thực tế.
Bên cạnh hạ tầng đạt chuẩn, các chính sách bảo an toàn diện và hợp đồng bảo hiểm hàng hóa luôn được chú trọng nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh.
Trụ sở kho chính tại 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TP.HCM — vị trí kết nối trực tiếp với tuyến đường vành đai TP.HCM và luồng container từ cảng Cát Lái. Xe container 45 feet (khoảng 13,7 mét) ra vào không bị hạn chế tải theo giờ.
Các dịch vụ kho bãi cốt lõi của LogiHub:
- Cho thuê kho bãi, nhà xưởng — diện tích linh hoạt từ vài chục đến hàng nghìn m², hợp đồng ngắn hạn, chi phí minh bạch từ đầu.
- Cho thuê kho lạnh và kho mát — hệ thống làm lạnh công nghiệp duy trì nhiệt độ ổn định từ âm 22°C đến 25°C (−8°F đến 77°F), phục vụ ngành F&B, dược phẩm, nông sản.
- Cho thuê kho tự quản — khách hàng giữ chìa khóa riêng, LogiHub đảm bảo bảo vệ an ninh vòng ngoài 24/7, hệ thống PCCC tự động sprinkler, camera giám sát HD toàn khu.
- Cho thuê kho hàng TMĐT — xử lý fulfillment (đóng gói, dán nhãn, giao hàng) trong ngày.
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp — hệ thống kệ sắt tiêu chuẩn, kiểm soát độ ẩm, bảo mật nhiều lớp.
- Cho thuê kho xây dựng theo yêu cầu (Built-to-suit) — thiết kế và thi công theo đặc tính hàng hóa và quy trình vận hành riêng của doanh nghiệp.
Hạ tầng LogiHub xây mới 100%: trần kho cao 10 mét, nền chịu lực 5 tấn/m² (đã kiểm định), đốc hàng tiêu chuẩn, sân bãi rộng đủ cho nhiều container xuất nhập cùng lúc. Hệ thống PCCC, camera an ninh và bảo vệ vòng ngoài hoạt động liên tục.
LogiHub phủ sóng tại nhiều quận huyện TP.HCM: quận 2, 4, 7, 8, 9, 12, Thủ Đức, Tân Bình, Tân Phú, huyện Nhà Bè, Bình Chánh — và đang mở rộng theo vành đai logistics TP.HCM — Bình Dương — Long An — Đồng Nai.
Liên hệ LogiHub ngay để nhận tư vấn giải pháp kho bãi phù hợp với quy mô và ngành hàng của doanh nghiệp.
