Trước khi hàng hóa được xếp lên tàu, có một chứng từ mà doanh nghiệp xuất khẩu không thể bỏ qua: phiếu VGM. Nếu thiếu hoặc khai sai, container sẽ bị giữ lại tại cảng — đồng nghĩa với lỡ tàu, phát sinh chi phí lưu bãi và ảnh hưởng toàn bộ tiến độ giao hàng. Bài viết này giúp bạn hiểu đúng VGM là gì, cách tính theo quy chuẩn SOLAS, và quy trình khai báo chuẩn xác từ A đến Z.

VGM là gì trong vận tải đường biển?

VGM (Verified Gross Mass — khối lượng toàn bộ container đã được xác minh) là tổng trọng lượng thực tế của một container đã đóng hàng, bao gồm: trọng lượng hàng hóa, bao bì, vật liệu chèn lót (dunnage), pallet và trọng lượng vỏ container (tare weight).

Nói ngắn gọn: VGM = tất cả những gì sẽ được đưa lên tàu, tính theo kilogram (kg) hoặc pound (lbs).

Quy định này ra đời từ Công ước SOLAS (Safety of Life at Sea) do Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) ban hành, có hiệu lực bắt buộc từ ngày 1/7/2016 cho tất cả thành viên, trong đó có Việt Nam. Tại Việt Nam, Cục Hàng hải Việt Nam đã cụ thể hóa yêu cầu này qua Công văn số 2428/CHHVN-VTDVHH.

Cần lưu ý: VGM chỉ áp dụng cho hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển quốc tế với các phương thức vận chuyển đa dạng (bạn có thể tìm hiểu thêm về FCL là gì), quy định này không áp dụng cho hàng container nội địa.

Mục đích và vai trò của phiếu cân VGM

Trước khi quy định VGM ra đời, nhiều tai nạn hàng hải nghiêm trọng xảy ra do chủ hàng khai sai trọng lượng. Hệ quả là mất cân bằng tàu, sập chồng container, nguy hiểm tính mạng thuyền viên.

VGM giải quyết vấn đề đó bằng cách buộc chủ hàng (shipper) xác minh trọng lượng container trước khi hàng lên tàu. Từ số liệu VGM, đội khai thác tàu lập sơ đồ xếp hàng (Stowage Plan) — phân bổ vị trí từng container để đảm bảo ổn định tàu (vessel stability) trong suốt hành trình.

Phiếu VGM phục vụ ba mục đích cốt lõi:

Kiểm soát tải trọng container, tránh quá tải cho phép (Max Gross Weight).
Hỗ trợ hãng tàu xếp container đúng vị trí: hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ ở trên.
Là căn cứ pháp lý: nếu xảy ra sự cố, chủ hàng chịu trách nhiệm về số liệu đã khai.

Hướng dẫn 2 cách tính VGM theo quy chuẩn SOLAS

SOLAS công nhận hai phương pháp tính VGM. Doanh nghiệp chọn phương pháp phù hợp với năng lực vận hành và loại hàng hóa.

Cách 1: Cân trọng lượng thực tế toàn bộ container

Phương pháp 1 (Method 1 – Weighing) là cân toàn bộ container đã đóng hàng và kẹp chì tại trạm cân điện tử (weighbridge) được cấp phép tại cảng hoặc kho chỉ định.

Công thức:

> VGM = Tổng trọng lượng cân thực tế của container đã đóng hàng hoàn chỉnh

Có hai cách thực hiện:

Cân trực tiếp container trên cầu cân chuyên dụng.
Cân cả xe đầu kéo + container (đã đóng hàng), sau đó trừ đi trọng lượng xe đầu kéo không có container.

Ưu điểm: Chính xác, minh bạch, được hầu hết hãng tàu công nhận, ít rủi ro sai lệch.

Nhược điểm: Phát sinh chi phí cân và phải di chuyển container đến trạm cân đạt chuẩn.

Cách 2: Cộng dồn trọng lượng hàng hóa và vỏ container

Phương pháp 2 (Method 2 – Calculating) là cân riêng từng thành phần bên trong container, sau đó cộng với tare weight (trọng lượng vỏ container rỗng ghi trên cửa container).

Công thức:

> VGM = Trọng lượng hàng hóa + Trọng lượng bao bì + Trọng lượng pallet + Vật liệu chèn lót + Tare Weight (vỏ container)

Lưu ý: Tare weight được ghi rõ trên cửa container (khoảng 2,2 tấn với cont 20 feet, khoảng 4 tấn với cont 40 feet tùy thuộc vào từng loại kích thước container cụ thể). Nếu thông tin này bị mờ hoặc không đọc được, tra cứu trên website hãng tàu theo đúng số container — tuyệt đối không tự ước lượng.

Ưu điểm: Không cần di chuyển container đến trạm cân; phù hợp với kho có hệ thống cân nội bộ được hiệu chuẩn định kỳ.

Nhược điểm: Dễ xảy ra sai số cộng dồn nếu thiếu cẩn trọng trong từng bước cân.

Trên thực tế, Phương pháp 2 được doanh nghiệp Việt Nam sử dụng phổ biến hơn vì tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, thiết bị cân phải đạt tiêu chuẩn và được kiểm định định kỳ để số liệu hợp lệ.

Các thông tin bắt buộc phải có trên phiếu khai báo VGM

Một phiếu VGM hợp lệ phải đầy đủ các trường thông tin sau:

Thông tin	Mô tả
Số Booking hãng tàu	Ocean Carrier Booking Number
Số container	Container Number
Trọng lượng xác minh	Verified Gross Mass (kg hoặc lbs)
Đơn vị đo lường	Unit of Measurement
Tên chủ hàng trên MBL	Responsible Party / Shipper
Người được ủy quyền	Authorized Person + chữ ký

Ngoài ra, có thể bổ sung thêm (không bắt buộc): ngày cân (Weighing Date), phương pháp cân (Method 1 hoặc 2), đơn vị thực hiện cân (Weighing Facility), số chì niêm phong (Seal Number).

> Quan trọng: Thiếu bất kỳ trường bắt buộc nào, phiếu VGM sẽ bị hãng tàu từ chối — container không được xếp lên tàu.

Quy trình khai báo VGM chi tiết cho doanh nghiệp

Khai báo VGM đối với hàng nguyên container (FCL)

Trường hợp đóng hàng tại kho:

Đăng ký cân hàng tại kho chỉ định.
Phối hợp cùng bộ phận cân giám sát quá trình cân VGM.
Kho cấp 2 bản VGM: 1 bản chủ hàng giữ, 1 bản lưu tại kho. Nếu VGM vượt Max Gross Weight, chủ hàng phải rút bớt hàng trước khi tiến hành xếp lên tàu.
Chủ hàng nộp phiếu VGM cho hãng tàu — qua email hoặc submit trực tuyến trên Carrier’s portal.

Trường hợp đóng hàng tại bãi cảng (CY):

Đóng phí cho thương vụ cảng, nhận hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi.
Nộp phiếu xuất nhập bãi để tiến hành cân container.
Nhận kết quả VGM và nộp cho hãng tàu theo quy định.

Hiện nay, hầu hết hãng tàu yêu cầu submit VGM trực tuyến qua tài khoản trên hệ thống của hãng, thay thế cho nộp bản giấy truyền thống.

Khai báo VGM đối với hàng lẻ (LCL)

Đối với loại hàng này, việc nắm vững cách tính CBM là vô cùng cần thiết để quy đổi thể tích sang trọng lượng tính cước chuẩn xác. Với hàng LCL, chủ hàng lẻ không cần tự khai VGM cho từng kiện hàng của mình. Trách nhiệm khai báo VGM thuộc về đơn vị gom hàng (Master Freight Forwarder / NVOCC) — họ cân tổng các lô hàng lẻ, cộng vật liệu chèn lót và tare weight của container, sau đó khai báo VGM cho cả container.

Chủ hàng lẻ cần cung cấp trọng lượng hàng hóa chính xác cho forwarder để đảm bảo số liệu VGM tổng không bị sai lệch.

Những quy định quan trọng cần lưu ý khi thực hiện VGM

Thời điểm cần thực hiện khai báo VGM

SOLAS không quy định hạn chót cố định cho VGM. Tuy nhiên, trên thực tế, mỗi hãng tàu sẽ ấn định VGM cut-off time cụ thể trong xác nhận booking — thường là 24 đến 48 giờ trước giờ tàu khởi hành. Nếu nộp trễ hơn thời điểm cut-off, container có nguy cơ bị roll sang chuyến tàu tiếp theo (roll container), phát sinh phí DEM/DET (phí lưu container, lưu bãi).

Nguyên tắc cần nhớ: Nộp VGM sớm hơn cut-off ít nhất 1 ngày làm việc để có thời gian xử lý nếu phát sinh điều chỉnh.

Biên độ sai số cho phép đối với bản khai VGM

Bản thân Công ước SOLAS không quy định biên độ sai số cụ thể — mỗi quốc gia thành viên IMO tự quyết định mức chấp nhận. Tại các thị trường lớn như Anh, Canada và many hãng tàu quốc tế, ngưỡng tham chiếu phổ biến là ±5% so với VGM khai báo. Một số hãng tàu (như Maersk) quy định mức chênh lệch không vượt quá 5 tấn và vẫn tính phí phạt khoảng 100 USD nếu sai lệch.

Thực tế cho thấy: dù không bị phạt tiền, khai sai VGM vẫn có thể khiến hãng tàu yêu cầu cân lại, gây chậm trễ và phát sinh chi phí phụ trội. Chủ hàng luôn chịu trách nhiệm về độ chính xác của số liệu trên phiếu VGM.

Hậu quả và mức phạt khi không khai báo VGM

Quy định SOLAS nêu rõ: container không có VGM tại cảng xuất phát sẽ không được xếp lên tàu cho đến khi hoàn thành khai báo. Toàn bộ chi phí phát sinh từ việc này do chủ hàng gánh chịu:

Chi phí lưu container và lưu bãi (DEM/DET).
Chi phí cân lại, đóng gói lại nếu cần điều chỉnh.
Nguy cơ lỡ tàu, phải đổi booking sang chuyến khác.
Bồi thường thiệt hại nếu trọng lượng thực tế gây mất an toàn hàng hải.

Hầu hết các quốc gia thành viên IMO không quy định mức phạt tiền cố định, nhưng các chi phí phát sinh thực tế thường vượt xa bất kỳ khoản phạt hành chính nào.

LogiHub — Dịch vụ cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa hỗ trợ tối ưu quy trình chuẩn bị VGM

Một trong những bước tiền đề để khai báo VGM chính xác là hàng hóa phải được đóng gói, cân đo và lưu trữ đúng chuẩn ngay tại kho trước khi xuất cảng. Đối với các chủ hàng kinh doanh thương mại điện tử hay xuất khẩu quốc tế, việc ứng dụng dịch vụ fulfillment là gì một cách hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng này. Đây chính là điểm LogiHub hỗ trợ trực tiếp cho doanh nghiệp xuất khẩu.

LogiHub — đơn vị cung cấp các giải pháp cho thuê nhà xưởng, kho bãi và lưu trữ hàng hóa chuyên nghiệp tại TP.HCM — vận hành hệ sinh thái 8 loại hình kho chuyên biệt, từ kho tự quản, kho lạnh âm 22°C (−8°F), kho mát 20–25°C (68–77°F), đến kho xây dựng theo yêu cầu quy mô hàng nghìn mét vuông.

Hạ tầng kho của LogiHub được thiết kế bám sát nhu cầu thực tế của doanh nghiệp xuất nhập khẩu:

Vị trí chiến lược: Hệ thống kho trải rộng khắp các quận huyện TP.HCM (quận 4, 7, 8, 12, Tân Bình, Nhà Bè, Bình Chánh…), gần cảng Cát Lái và các tuyến đường vành đai — xe container 45 feet ra vào liên tục, không bị cấm tải.
Tiêu chuẩn kỹ thuật: Nền kho chịu tải 5 tấn/m², trần cao 10 mét, đốc hàng thiết kế tối ưu cho bốc dỡ container, hệ thống PCCC tự động sprinkler, camera an ninh 24/7.
Dịch vụ hỗ trợ đóng gói và cân hàng: Đội xe nâng, nhân sự bốc xếp, dịch vụ đóng gói, dán nhãn và kiểm đếm hàng hóa luôn sẵn sàng — tạo điều kiện để doanh nghiệp thực hiện cân VGM theo Phương pháp 2 ngay tại kho một cách chính xác.

Khi hàng hóa được lưu trữ bài bản tại LogiHub, doanh nghiệp chủ động kiểm soát trọng lượng từng lô hàng, giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo VGM và đảm bảo container được xếp tàu đúng lịch.

> Liên hệ LogiHub để nhận tư vấn giải pháp kho bãi phù hợp với quy mô và loại hàng hóa của doanh nghiệp bạn.

> 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TP. Hồ Chí Minh

Từ khóa liên quan: VGM là gì, Verified Gross Mass, phiếu cân VGM, khai báo VGM, SOLAS VGM, cách tính VGM, VGM FCL LCL, VGM cut off, cho thuê kho bãi TP.HCM, LogiHub kho hàng

Kiến thức xuất nhập khẩu

VGM là gì? Cách tính và quy trình khai báo VGM chuẩn