Nhập khẩu máy in vào Việt Nam không thuộc diện hàng cấm, nhưng không phải là thủ tục đơn giản. Tùy chủng loại thiết bị in, doanh nghiệp phải xin giấy phép chuyên ngành, khai báo đúng mã HS code, nộp đủ bộ chứng từ và hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi thông quan. Bỏ sót bất kỳ bước nào cũng dẫn đến ách tắc hàng hóa, phát sinh chi phí lưu bãi cảng ngoài dự kiến.
Bài viết này cung cấp lộ trình đầy đủ — từ chính sách pháp lý, mã HS code, hồ sơ hải quan đến quy trình thông quan — giúp lô hàng thiết bị in của doanh nghiệp về đúng tiến độ.
Chính sách và quy định nhập khẩu máy in
Căn cứ pháp lý áp dụng với máy in và thiết bị in
Hoạt động in là ngành sản xuất kinh doanh có điều kiện. Tương tự như khi tiến hành nhập khẩu thực phẩm chức năng hay các nhóm hàng hóa đặc thù khác, quy trình thông quan thiết bị in ấn đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản pháp luật hiện hành. Dưới đây là các văn bản pháp luật chủ chốt điều chỉnh thủ tục nhập khẩu máy in hiện nay:
| Văn bản pháp lý | Nội dung điều chỉnh | |
|---|---|---|
| Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi 39/2018/TT-BTC) | Thủ tục hải quan điện tử, kiểm tra, giám sát hải quan | |
| Nghị định 72/2022/NĐ-CP (hiệu lực 01/01/2023) | Quy định về hoạt động in, danh mục thiết bị in phải khai báo | |
| Thông tư 11/2024/TT-BTTTT | Cập nhật danh mục thiết bị ngành in phải xin giấy phép | |
| Nghị định 43/2025/NĐ-CP (28/02/2025) | Chuyển thẩm quyền quản lý ngành in sang Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (VHTTDL) | |
| Nghị định 32/2023/NĐ-CP (hiệu lực 09/6/2023) | Danh mục sản phẩm mật mã dân sự xuất nhập khẩu theo giấy phép | |
| Nghị định 43/2017/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2017) | Quy định về nhãn mác hàng hóa nhập khẩu | |
| Nghị định 128/2020/NĐ-CP (hiệu lực 10/12/2020) | Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan | |
| Quyết định 14/2023/QĐ-TTg | Danh mục thiết bị phải dán nhãn năng lượng và kiểm tra hiệu suất |
Lưu ý quan trọng (2025): Theo Nghị định 43/2025/NĐ-CP, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (Bộ VHTTDL) đã tiếp nhận chức năng quản lý nhà nước về xuất bản, in và phát hành từ Bộ Thông tin và Truyền thông. Doanh nghiệp nộp hồ sơ khai báo nhập khẩu thiết bị in tới Bộ VHTTDL thay vì Bộ TT&TT như trước đây.
Danh mục các loại máy in phải xin giấy phép nhập khẩu
Căn cứ Nghị định 72/2022/NĐ-CP và Thông tư 11/2024/TT-BTTTT, các chủng loại thiết bị in sau đây bắt buộc phải khai báo và xin giấy phép khi nhập khẩu:
- Máy chế bản (mã HS 84.42): máy ghi phim, máy ghi kẽm, máy tạo khuôn in phục vụ in ấn.
- Máy in công nghiệp và kỹ thuật số (mã HS 84.43): máy in offset, flexo, ống đồng, letterpress, máy in lưới (in lụa), máy in kỹ thuật số.
- Máy gia công sau in (mã HS 84.41): máy dao cắt giấy, máy gấp sách, máy đóng sách, máy vào bìa, máy kỵ mã liên hợp, máy làm túi/bao/phong bì, máy làm thùng bìa.
- Máy photocopy đa màu và máy in có chức năng photocopy đa màu (mã HS 84.43): đơn chức năng hoặc đa chức năng.
Ngược lại, các thiết bị không thuộc diện khai báo chuyên ngành gồm: máy in hóa đơn nhiệt siêu thị, máy in mã vạch văn phòng, máy in nhãn dán cầm tay, máy in phun văn phòng khổ nhỏ thông thường. Với những mặt hàng này, doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục hải quan thương mại thông thường.
Máy in cũ, thiết bị in đã qua sử dụng có được nhập khẩu không?
Máy in đã qua sử dụng được phép nhập khẩu, nhưng phải đáp ứng điều kiện: tuổi máy không quá 10 năm kể từ năm sản xuất. Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh năm sản xuất (catalogue, nhãn máy, giấy chứng nhận của nhà sản xuất) để khai báo hải quan. Máy quá 10 năm tuổi không được thông quan, bất kể tình trạng kỹ thuật.
Mã HS code và thuế khi nhập khẩu máy in
Cách xác định mã HS code máy in
Máy in thuộc Chương 84 của Biểu thuế xuất nhập khẩu, phân loại chủ yếu vào nhóm 8443. Để xác định đúng mã 8 số, doanh nghiệp cần nắm rõ 3 yếu tố: (1) công nghệ in, (2) chức năng tích hợp (in đơn, in-copy, in-copy-fax…), (3) khả năng kết nối máy tính/mạng.
Bảng tham khảo mã HS code máy in thông dụng:
| Mã HS | Mô tả | Thuế NK thông thường (%) | Thuế NK ưu đãi (%) | VAT (%) | |
|---|---|---|---|---|---|
| 8443.11 | Máy in-copy phun màu | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.19 | Máy in-copy phun loại khác | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.21 | Máy in-copy laser màu | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.29 | Máy in-copy laser loại khác | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.31 | Máy in-copy-fax màu | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.39 | Máy in-copy-fax loại khác | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.91 | Máy in-copy-scan-fax | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.99 | Máy in loại khác | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.31 | Máy in laser màu (kết nối máy tính/mạng) | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.39 | Máy in laser loại khác | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.21 | Máy in phun màu | 5 | 0 | 8/10 | |
| 8443.50 | Máy in lưới (mạch in) | 5 | 0 | 8/10 |
Nguồn: Biểu thuế xuất nhập khẩu 2026. Mức thuế có thể thay đổi theo chính sách thương mại. Doanh nghiệp nên xác nhận lại với cơ quan hải quan trước khi khai báo.
Thuế nhập khẩu ưu đãi đối với máy in
Khi nhập khẩu máy in, doanh nghiệp chịu hai nghĩa vụ thuế bắt buộc:
Thuế nhập khẩu: Mức thông thường 3–5%. Nếu xuất trình Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ từ các thị trường có hiệp định thương mại tự do (FTA) như ASEAN (ATIGA), Trung Quốc (ACFTA), Hàn Quốc (AKFTA/VKFTA), Nhật Bản (AJFTA/VJFTA), EU (EVFTA), Anh (UKVFTA)…, mức thuế ưu đãi đặc biệt có thể về 0%. Đối với khu vực thương mại tự do ASEAN, việc hiểu rõ khái niệm C/O Form D là gì cùng các thủ tục xin cấp đi kèm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động tối ưu chi phí thuế nhập khẩu cho lô hàng.
Công thức tính: Thuế NK = Trị giá CIF × % thuế suất
Thuế giá trị gia tăng (VAT): Mức 8% hoặc 10% tùy thời điểm áp dụng chính sách.
Công thức tính: Thuế GTGT = (Trị giá CIF + Thuế NK) × % thuế GTGT
Thuế giá trị gia tăng (VAT) khi nhập khẩu
Thuế GTGT tính trên tổng trị giá CIF cộng với thuế nhập khẩu đã nộp. Trị giá CIF bao gồm giá xuất xưởng cộng toàn bộ chi phí vận chuyển và bảo hiểm đến cửa khẩu nhập đầu tiên tại Việt Nam. Hàng hóa chỉ được thông quan sau khi doanh nghiệp hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế với nhà nước.
Bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan nhập khẩu máy in
Hồ sơ khai báo nhập khẩu thiết bị in với Bộ Thông tin và Truyền thông
(Lưu ý: Từ năm 2025, thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ thuộc Bộ VHTTDL theo Nghị định 43/2025/NĐ-CP)
Căn cứ Điều 28, Nghị định 72/2022/NĐ-CP, hồ sơ khai báo nhập khẩu thiết bị in gồm:
- Tờ khai nhập khẩu thiết bị in theo mẫu quy định (nộp qua Cổng thông tin một cửa quốc gia tại vnsw.vn hoặc cổng dịch vụ công của Bộ VHTTDL)
- Tài liệu thông số kỹ thuật thể hiện công nghệ chế bản, in và gia công sau in của từng thiết bị (catalogue, datasheet)
Thông tin cần khai báo bao gồm: tên máy in (tiếng Việt và tiếng Anh), hãng sản xuất, model, số định danh máy, nước sản xuất, năm sản xuất, số lượng, tình trạng chất lượng (mới/đã qua sử dụng), đặc tính kỹ thuật, mục đích nhập khẩu và địa chỉ đặt máy lần đầu. Bên cạnh việc khai báo thiết bị in, doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực công nghệ phụ trợ cần lưu ý tìm hiểu thêm về thủ tục công bố hợp quy đối với các linh kiện viễn thông hoặc thiết bị phát sóng đi kèm (nếu có) để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy chuẩn chất lượng quốc gia trước khi lưu thông trên thị trường.
Trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận khai báo hoặc có văn bản từ chối kèm lý do.
Hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự
Theo Nghị định 32/2023/NĐ-CP, một số máy in có chức năng bảo mật fax hoặc điện báo thuộc danh mục sản phẩm mật mã dân sự, phải xin giấy phép tại Cục Quản lý mật mã dân sự và Kiểm định sản phẩm mật mã (NACIS) — đơn vị thuộc Ban Cơ Yếu Chính phủ. Hồ sơ xin giấy phép mật mã dân sự thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định 58/2016/NĐ-CP, nộp qua cổng dịch vụ công NACIS tại dichvucong.vn.
Lưu ý: Chỉ số ít máy in kỹ thuật số tích hợp chức năng bảo mật đường truyền fax mới cần giấy phép này. Máy in văn phòng thông thường không thuộc diện trên.
Bộ chứng từ khai báo hải quan nhập khẩu
Ngoài giấy phép/khai báo chuyên ngành, bộ hồ sơ hải quan chuẩn bao gồm:
- Tờ khai hải quan điện tử
- Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Danh sách đóng gói (Packing List)
- Vận đơn đường biển hoặc hàng không (Bill of Lading / Airway Bill)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) — nếu có, để hưởng thuế ưu đãi
- Catalogue kỹ thuật (nếu hải quan yêu cầu)
- Giấy xác nhận khai báo nhập khẩu thiết bị in (do Bộ VHTTDL cấp, đối với máy thuộc diện phải khai báo)
Quy trình làm thủ tục nhập khẩu máy in
Xin giấy phép nhập khẩu máy in
Bước đầu tiên là xác định máy in có thuộc diện phải xin giấy phép hay không. Nếu thuộc danh mục theo Nghị định 72/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và nộp qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.vn) hoặc cổng dịch vụ công của Bộ VHTTDL. Thời gian xử lý thông thường từ 3–5 ngày làm việc. Lưu ý: giấy phép cấp riêng cho từng máy theo mã số định danh, không áp dụng chung cho cả lô hàng nhiều mã máy khác nhau. Linh kiện rời không cần xin giấy phép.
Khai và mở tờ khai hải quan
Sau khi có đầy đủ chứng từ, doanh nghiệp khai báo điện tử qua phần mềm hải quan. Tờ khai phải truyền trong vòng 30 ngày kể từ khi hàng về cửa khẩu — quá hạn sẽ bị xử phạt hành chính. Để nắm bắt tiến độ xử lý và phản hồi từ hệ thống, người khai hải quan nên chủ động tiến hành tra cứu tờ khai hải quan trực tuyến nhằm theo dõi chính xác kết quả phân luồng:
- Luồng Xanh: Thông quan ngay, không cần kiểm tra thêm.
- Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy tại Chi cục Hải quan cửa khẩu.
- Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng/cửa khẩu.
Thông quan hàng hóa
Sau khi hồ sơ và hàng hóa được cơ quan hải quan chấp thuận, doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT để hoàn tất thông quan. Hàng hóa chỉ được đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan sau khi tờ khai ở trạng thái “Giải phóng hàng”.
Vận chuyển và đưa hàng về kho bảo quản
Sau khi thông quan, doanh nghiệp thanh lý tờ khai, làm thủ tục lấy hàng tại cảng và vận chuyển về kho. Đây là bước nhiều doanh nghiệp dễ bỏ qua khi lên kế hoạch: máy in — đặc biệt loại công nghiệp — có kích thước cồng kềnh, nhạy cảm với nhiệt độ và độ ẩm. Cần bố trí kho lưu trữ đủ tiêu chuẩn trước khi hàng về.
Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu máy in
Quy định về nhãn mác máy in nhập khẩu
Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 128/2020/NĐ-CP, nhãn mác là yêu cầu bắt buộc và được kiểm tra chặt tại khâu thông quan. Nhãn hàng hóa máy in nhập khẩu phải đủ các thông tin sau:
- Tên sản phẩm và mô tả chi tiết
- Xuất xứ hàng hóa (country of origin)
- Tên và địa chỉ nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm
- Nếu nhãn dùng ngôn ngữ khác tiếng Việt, phải kèm bản dịch tương ứng
Thiếu hoặc sai nhãn mác là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến lô hàng bị giữ lại tại cửa khẩu.
Rủi ro khi áp sai mã HS code
Xác định sai mã HS code kéo theo ít nhất ba hậu quả trực tiếp:
Chậm thông quan: Hải quan yêu cầu phân loại lại, kéo dài thời gian giữ hàng tại cảng, phát sinh phí lưu container và lưu bãi.
Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, mức phạt tối thiểu 2.000.000 VNĐ, trường hợp phát sinh chênh lệch thuế có thể bị phạt đến 3 lần số thuế thiếu.
Rủi ro pháp lý dài hạn: Tiền sử khai sai ảnh hưởng đến xếp hạng tuân thủ hải quan của doanh nghiệp, tăng tần suất bị kiểm tra trong các lần nhập khẩu tiếp theo.
Để xác định chính xác mã HS, doanh nghiệp cần đối chiếu đặc tính kỹ thuật thực tế của máy (công nghệ in, chức năng tích hợp, khả năng kết nối) với mô tả trong Biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành, không nên chỉ dựa vào tên thương mại.
Giải pháp thuê kho bãi và lưu trữ máy in nhập khẩu an toàn tại LogiHub
Sau khi hàng thông quan, bài toán tiếp theo là lưu trữ an toàn trước khi phân phối hoặc lắp đặt. Máy in — đặc biệt thiết bị in công nghiệp — là hàng hóa có giá trị cao, nhạy cảm với độ ẩm, bụi và biến động nhiệt độ.
LogiHub cung cấp giải pháp thuê kho bãi chuyên biệt cho thiết bị nhập khẩu ngay tại TP.HCM:
- Kho tự quản: Diện tích linh hoạt từ 5 m² đến hàng nghìn m², trao quyền quản lý hoàn toàn cho doanh nghiệp. Trần kho cao 9–12 mét (30–39 feet), tải trọng sàn 3–5 tấn/m² — phù hợp thiết bị in công nghiệp nặng.
- Kho mát: Duy trì nhiệt độ 15°C–25°C (59°F–77°F), kiểm soát độ ẩm ≤65% — bảo vệ linh kiện điện tử và thiết bị in khỏi ẩm mốc. Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ hỗn hợp nhiều loại hàng hóa đặc thù cần kiểm soát nhiệt độ nghiêm ngặt hơn, LogiHub luôn cung cấp đầy đủ thông tin về bảng giá cho thuê kho lạnh để tối ưu hóa bài toán chi phí vận hành cho quý đối tác.
- Vị trí đắc địa: Tọa lạc tại khu vực Tân Hưng, TP.HCM — kết nối trực tiếp với cảng Cát Lái và các tuyến đường vành đai, xe container 45 feet (≈13,7 m) ra vào không bị cấm tải.
- An ninh đa lớp: Camera giám sát 24/7, bảo vệ vòng ngoài, hệ thống PCCC tự động sprinkler đạt tiêu chuẩn nhà nước.
- Dịch vụ đi kèm: Bốc xếp, xe nâng, đóng gói, dán nhãn, vận chuyển bằng xe tải — hỗ trợ toàn bộ khâu từ cảng về kho.
Không chôn vốn vào CAPEX xây kho. Chi phí lưu kho trở thành biến phí linh hoạt theo nhu cầu thực tế — đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu máy in theo từng đơn hàng hoặc theo mùa vụ.
“Hàng hóa của bạn là tài sản của chúng tôi — LogiHub bảo quản từng mét vuông bằng tiêu chuẩn cao nhất.”
LogiHub — 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TP.HCM
Lưu ý: Thông tin trong bài viết dựa trên các quy định hiện hành đến thời điểm cập nhật. Doanh nghiệp nên xác nhận lại với cơ quan hải quan hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp trước khi thực hiện thủ tục nhập khẩu thực tế.
