Trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành thủ tục đăng ký công bố sản phẩm — hay còn gọi là đăng ký bản công bố chất lượng sản phẩm. Đây là điều kiện pháp lý tiên quyết theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, áp dụng cho mọi cá nhân và tổ chức sản xuất, nhập khẩu hàng hóa thuộc diện kiểm soát.
Công bố sản phẩm là gì?
Công bố sản phẩm — còn được gọi là công bố tiêu chuẩn sản phẩm, công bố chất lượng hàng hóa, hay công bố tiêu chuẩn cơ sở — là quy trình cá nhân hoặc tổ chức nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền nhằm xác nhận sản phẩm đủ điều kiện lưu thông trên thị trường.
Đây cũng là cam kết pháp lý. Khi thực hiện công bố, doanh nghiệp chịu toàn bộ trách nhiệm về chất lượng và an toàn của sản phẩm đó. Ví dụ, đối với các đơn vị kinh doanh liên quan đến lĩnh vực nhập khẩu thiết bị y tế, việc đảm bảo các tiêu chuẩn này là vô cùng nghiêm ngặt.
Pháp luật hiện hành quy định 02 hình thức công bố:
Khi nào phải đăng ký bản công bố sản phẩm?
Theo Điều 6, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải đăng ký bản công bố sản phẩm ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (ATTP) — và trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.
Việc lưu hành sản phẩm khi chưa hoàn thành thủ tục này là vi phạm pháp luật và chịu xử phạt hành chính từ 40 triệu đồng trở lên, đồng thời có thể bị đình chỉ hoạt động từ 1 đến 3 tháng theo Khoản 2, 3 Điều 21, Nghị định 115/2018/NĐ-CP.
Danh mục sản phẩm theo quy định về công bố sản phẩm
Sản phẩm bắt buộc đăng ký bản công bố
| STT | Nhóm sản phẩm | Ví dụ | |
|---|---|---|---|
| 1 | Thực phẩm bảo vệ sức khỏe (thực phẩm chức năng) | Viên uống bổ sung, collagen, omega-3, vitamin tổng hợp | |
| 2 | Thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt | Sữa công thức cho trẻ dưới 36 tháng, thực phẩm dành cho người tiểu đường | |
| 3 | Thực phẩm dinh dưỡng y học | Sản phẩm phục hồi sau phẫu thuật, dinh dưỡng lâm sàng | |
| 4 | Sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ đến 36 tháng tuổi | Sữa bột công thức, cháo ăn liền cho trẻ nhỏ | |
| 5 | Phụ gia thực phẩm ngoài danh mục hoặc dùng sai đối tượng | Chất tạo màu, chất bảo quản nhập khẩu không thuộc danh mục Bộ Y tế |
Sản phẩm chỉ cần tự công bố
Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, các nhóm sản phẩm sau chỉ cần tự công bố — không cần chờ kết quả phê duyệt:
| STT | Nhóm sản phẩm | Ví dụ | |
|---|---|---|---|
| 1 | Thực phẩm đóng gói sẵn đã qua chế biến | Bánh kẹo, snack, mì ăn liền, chocolate | |
| 2 | Đồ uống không cồn | Nước trái cây, nước ngọt, nước khoáng, trà đóng chai | |
| 3 | Gia vị, nước chấm | Nước mắm, tương ớt, bột nêm, giấm, muối | |
| 4 | Ngũ cốc và thực phẩm khô | Yến mạch, hạt chia, gạo, đậu, nấm khô | |
| 5 | Phụ gia thực phẩm thuộc danh mục được phép | Hương vani, màu thực phẩm tự nhiên, enzyme | |
| 6 | Vật liệu bao gói, dụng cụ chứa đựng thực phẩm | Hộp nhựa thực phẩm, bao bì giấy tiếp xúc trực tiếp |
Bên cạnh các mặt hàng thực phẩm, nhiều doanh nghiệp cũng quan tâm đến các nhóm sản phẩm tiêu dùng khác cho thú cưng khi làm thủ tục thông quan, ví dụ như tìm hiểu thủ tục nhập khẩu cát mèo để chuẩn bị công bố chất lượng phù hợp trước khi bán ra thị trường.
Sản phẩm được miễn công bố sản phẩm
Theo Khoản 2, Điều 4, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, hai nhóm sản phẩm sau được miễn toàn bộ thủ tục công bố:
- Sản phẩm và nguyên liệu nhập khẩu hoặc sản xuất chỉ dùng để gia công, xuất khẩu — không tiêu thụ trong nước.
- Sản phẩm và nguyên liệu dùng nội bộ trong quá trình sản xuất của tổ chức, cá nhân — không đưa ra thị trường.
Trình tự và thủ tục đăng ký công bố sản phẩm mới nhất
[Hình minh họa: Sơ đồ quy trình 4 bước đăng ký công bố sản phẩm với các biểu tượng hồ sơ, nộp đơn, thẩm định và công bố]
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ đăng ký công bố sản phẩm theo Điều 7, Nghị định 15/2018/NĐ-CP gồm các tài liệu sau:
| STT | Thành phần hồ sơ | Sản phẩm nhập khẩu | Sản phẩm trong nước | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bản công bố sản phẩm (Mẫu số 02) | ✓ | ✓ | |
| 2 | Giấy phép CFS / Giấy chứng nhận xuất khẩu / Giấy chứng nhận y tế (hợp pháp hóa lãnh sự) | ✓ | — | |
| 3 | Phiếu kiểm nghiệm ATTP còn hiệu lực trong 12 tháng, do phòng kiểm nghiệm đạt chuẩn ISO 17025 cấp | ✓ | ✓ | |
| 4 | Tài liệu khoa học chứng minh công dụng sản phẩm | ✓ | ✓ | |
| 5 | Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP hoặc giấy tờ tương đương | ✓ | ✓ | |
| 6 | Giấy chứng nhận GMP (Thực hành sản xuất tốt) | ✓ | — |
Lưu ý quan trọng: Toàn bộ tài liệu phải bằng tiếng Việt. Giấy tờ nước ngoài cần dịch thuật công chứng. Tất cả tài liệu phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Trong một số trường hợp đối với hàng sản xuất trong nước, doanh nghiệp cũng cần làm rõ khái niệm giấy chứng nhận xuất xưởng là gì để hoàn thiện bộ hồ sơ kỹ thuật của mình.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo một trong ba hình thức: trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận, qua đường bưu điện, hoặc trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ được xác định theo loại sản phẩm:
- Bộ Y tế: Tiếp nhận hồ sơ đối với thực phẩm bảo vệ sức khỏe, phụ gia thực phẩm hỗn hợp có công dụng mới và phụ gia chưa có trong danh mục được phép.
- Cơ quan cấp tỉnh do UBND tỉnh chỉ định: Tiếp nhận hồ sơ đối với thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt và sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ đến 36 tháng tuổi.
Doanh nghiệp sản xuất cùng một sản phẩm tại từ 2 cơ sở trở lên chỉ cần nộp hồ sơ tại một cơ quan quản lý do mình lựa chọn và duy trì nhất quán trong các lần đăng ký tiếp theo.
Bước 3: Cơ quan quản lý nhà nước thẩm định hồ sơ
Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận thẩm định trong thời hạn quy định:
- 7 ngày làm việc: Áp dụng với phụ gia thực phẩm hỗn hợp, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt và sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ đến 36 tháng tuổi.
- 21 ngày làm việc: Áp dụng với thực phẩm bảo vệ sức khỏe.
Kết quả thẩm định gồm hai trường hợp: nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm; nếu không hợp lệ, gửi văn bản yêu cầu bổ sung, sửa đổi (chỉ được yêu cầu 1 lần). Doanh nghiệp có 90 ngày để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu — quá thời hạn này, hồ sơ mất hiệu lực.
Bước 4: Tự công bố sản phẩm
Sau khi nhận Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm, doanh nghiệp tiến hành tự công bố theo quy định. Thông tin sản phẩm phải được đăng tải trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử của đơn vị, hoặc niêm yết công khai tại trụ sở kinh doanh — đồng thời cập nhật lên hệ thống dữ liệu ATTP quốc gia.
Những lưu ý khi thực hiện thủ tục tự công bố sản phẩm
Quy định này được áp dụng đồng bộ cho cả sản phẩm trong nước lẫn hàng hóa nhập khẩu thương mại. Chẳng hạn, khi tiến hành nhập khẩu sơn hoặc các loại chất phủ chất lượng cao, việc tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật và ghi nhãn đúng cách là bắt buộc.
Dưới đây là các điểm cốt lõi doanh nghiệp cần nắm chắc để tránh bị trả hồ sơ:
- Thông tin phải chính xác và nhất quán. Hồ sơ sai lệch hoặc mâu thuẫn giữa các tài liệu là lý do phổ biến nhất dẫn đến từ chối.
- Phiếu kiểm nghiệm ATTP phải còn hiệu lực trong 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, và phải do phòng kiểm nghiệm đạt chuẩn ISO 17025 cấp.
- Nhãn sản phẩm phải tuân thủ đúng quy định về an toàn thực phẩm — bao gồm nhãn phụ tiếng Việt đối với hàng nhập khẩu.
- Tài liệu nước ngoài phải được dịch thuật và công chứng theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.
- Theo dõi hiệu lực giấy chứng nhận. Khi giấy tiếp nhận sắp hết hạn, doanh nghiệp cần chủ động gia hạn để tránh gián đoạn lưu thông hàng hóa.
- Công bố lại nếu thay đổi thông tin cốt lõi. Bất kỳ thay đổi nào về tên sản phẩm, xuất xứ hoặc thành phần đều yêu cầu tự công bố lại từ đầu. Các thay đổi nhỏ khác chỉ cần thông báo bằng văn bản đến cơ quan chức năng.
- Nộp hồ sơ trước khi lưu hành. Thủ tục công bố phải hoàn thành trước khi sản phẩm xuất hiện trên thị trường — không có ngoại lệ.
Dịch vụ cho thuê kho bãi và lưu trữ hàng hóa an toàn tại LogiHub
Sau khi hoàn thành đăng ký công bố sản phẩm, bài toán tiếp theo là lưu trữ và bảo quản hàng hóa đúng chuẩn — nhất là với các sản phẩm có yêu cầu kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm như thực phẩm chức năng, dược phẩm hay thực phẩm dinh dưỡng y học. Nhằm giải quyết khó khăn này, nhu cầu tìm kiếm các dịch vụ cho thuê kho bãi chất lượng cao ngày càng tăng.
LogiHub cung cấp hệ sinh thái 8 loại hình kho chuyên biệt tại TP.HCM, đáp ứng yêu cầu lưu trữ của từng nhóm sản phẩm:
- Kho mát: Duy trì nhiệt độ 15°C – 25°C (59°F – 77°F), độ ẩm ≤ 65% — phù hợp với mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, dược phẩm không cần đông lạnh.
- Kho lạnh: Kiểm soát nhiệt độ từ -18°C đến -22°C (-0,4°F đến -8°F), trang bị data logger theo dõi thời gian thực và máy phát điện dự phòng 24/7.
- Kho tự quản: Diện tích linh hoạt, khách hàng tự giữ chìa khóa, ra vào 24/7 — phù hợp với nhà phân phối, doanh nghiệp thương mại điện tử.
- Kho mini: Từ 5m³ đến 50m² (177 cubic feet – 538 sq ft) — giải pháp tối ưu cho hộ kinh doanh và startup giai đoạn đầu.
- Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu: Hệ thống kệ thép kiên cố, kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm nghiêm ngặt, an ninh đa lớp.
Hạ tầng LogiHub đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật đầu ngành: trần cao 9–12 mét (30–39 feet), tải trọng sàn 3–5 tấn/m², hệ thống PCCC tự động sprinkler được nghiệm thu theo Thông tư Bộ Công an, camera HD giám sát 24/7 và bảo vệ vòng ngoài liên tục.
Kho tọa lạc tại khu vực Tân Hưng, TP.HCM — tuyến đường huyết mạch cho xe container 45 feet (≈ 13,7m) ra vào không bị cấm tải theo giờ, đảm bảo hàng hóa xuất nhập không bị gián đoạn.
Liên hệ LogiHub để được tư vấn loại kho phù hợp với đặc tính sản phẩm và quy mô lưu trữ của doanh nghiệp bạn.
