Muốn đưa mỹ phẩm ngoại nhập ra thị trường Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu trước khi lưu thông. Đây là điều kiện pháp lý tiên quyết — không thể bỏ qua nếu không muốn đối mặt với rủi ro bị phạt hành chính và thu hồi hàng hóa. Bài viết này cung cấp toàn bộ thông tin về hồ sơ, quy trình nộp, thời gian xử lý và lệ phí cập nhật mới nhất.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu cần những giấy tờ gì?
Theo Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT (được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 29/2020/TT-BYT và Thông tư 34/2025/TT-BYT), bộ hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu gồm các tài liệu sau:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm: 01 bản điện tử (nộp trực tuyến) hoặc 02 bản giấy (nộp trực tiếp/qua bưu chính). Phiếu phải có chữ ký người đại diện pháp luật và đóng dấu giáp lai. Mỗi sản phẩm cần một phiếu riêng biệt.
- Bản scan Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị chịu trách nhiệm đưa hàng ra thị trường — phải có ngành nghề kinh doanh mỹ phẩm.
- Giấy ủy quyền (LOA/POA) do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu cấp cho công ty Việt Nam. Giấy này phải được chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự. Nội dung cần ghi rõ: tên nhà sản xuất, tên đơn vị được ủy quyền, phạm vi ủy quyền, danh sách sản phẩm, thời hạn ủy quyền và cam kết cung cấp Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF).
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) đã hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu CFS không ghi thời hạn, phải được cấp trong vòng 24 tháng kể từ ngày cấp.
- Lưu ý miễn CFS: Mỹ phẩm sản xuất tại các nước thành viên CPTPP (Australia, Canada, Nhật Bản, Mexico, New Zealand, Singapore, Peru, Malaysia, Chile) được miễn nộp CFS — chỉ cần LOA và tài liệu chứng minh sản phẩm được lưu hành tại nước thành viên CPTPP. Mỹ phẩm đã được cấp số tiếp nhận tại nước ASEAN cũng được miễn CFS theo điều kiện tương tự.
- Tài liệu khoa học hoặc bản giải trình của nhà sản xuất về thành phần, công dụng (nếu có thành phần hoặc công dụng đặc thù cần làm rõ). Ngôn ngữ: tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Quy trình thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Đơn vị chịu trách nhiệm nộp hồ sơ công bố
Theo Điều 7 Thông tư 06/2011/TT-BYT, đơn vị nộp hồ sơ là tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường — thông thường là nhà phân phối tại Việt Nam được nhà sản xuất nước ngoài ủy quyền. Cá nhân không có mã số thuế hoặc đăng ký kinh doanh không được phép đứng tên công bố. Doanh nghiệp cũng phải đăng ký và sử dụng chữ ký số điện tử để thực hiện thủ tục trực tuyến.
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ
Toàn bộ hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu được nộp tại Cục Quản lý Dược — Bộ Y tế thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (vnsw.vn). Hiện không còn tiếp nhận hồ sơ giấy trực tiếp tại cửa. Đây là cơ quan duy nhất có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm đối với hàng nhập khẩu.
Các bước nộp và giải quyết hồ sơ công bố
1
Nộp hồ sơ trực tuyến
Trước khi nhập khẩu lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp đăng nhập vào cổng dịch vụ công quốc gia (vnsw.vn), điền đầy đủ thông tin sản phẩm và tải lên toàn bộ hồ sơ điện tử. Tên sản phẩm trên hồ sơ phải khớp chính xác với tên trên nhãn hàng thực tế — sai lệch sẽ dẫn đến hải quan từ chối thông quan.
2
Cục Quản lý Dược tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cục Quản lý Dược kiểm tra tính đầy đủ và gửi Phiếu báo thu nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa đạt, hệ thống gửi thông báo nêu cụ thể nội dung cần bổ sung, chỉnh sửa.
3
Giải quyết hồ sơ và cấp số tiếp nhận
Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ và lệ phí:
— Hồ sơ đạt: Cục Quản lý Dược ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố trong vòng 03 ngày làm việc.
— Hồ sơ chưa đạt: Trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan thông báo bằng văn bản điện tử các nội dung cần sửa đổi. Doanh nghiệp có tối đa 03 tháng để bổ sung. Quá thời hạn này mà không bổ sung, hồ sơ mất giá trị và phải nộp lại từ đầu.
Thời gian xử lý và hiệu lực của phiếu công bố mỹ phẩm nhập khẩu
| Mốc thời gian | Quy định pháp lý | Thực tế vận hành |
|---|---|---|
| Tiếp nhận hồ sơ | 01 ngày làm việc | 01–02 ngày làm việc |
| Cấp số tiếp nhận (hồ sơ đạt) | 03 ngày làm việc | 20–25 ngày làm việc do hệ thống một cửa thường phát sinh lỗi kỹ thuật và số lượng hồ sơ tồn đọng lớn |
| Thông báo hồ sơ chưa đạt | 05 ngày làm việc | 05–07 ngày làm việc |
| Thời hạn bổ sung hồ sơ | 03 tháng kể từ ngày thông báo | Không gia hạn thêm |
| Hiệu lực Phiếu công bố | 05 năm kể từ ngày cấp. Sau 05 năm, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ mới và lệ phí mới để gia hạn. | |
Lưu ý quan trọng: Khi làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp không cần xuất trình Phiếu công bố. Tuy nhiên, sản phẩm phải có số tiếp nhận còn hiệu lực mới được phép nhập khẩu và lưu hành trên thị trường.
Chi phí thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu
| Khoản phí | Mức áp dụng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lệ phí nhà nước | 500.000 VNĐ/sản phẩm | Áp dụng cho mỗi Phiếu công bố (01 phiếu = 01 mặt hàng). Nộp tại Cục Quản lý Dược — Bộ Y tế. |
| Phí dịch vụ tư vấn (nếu thuê đơn vị hỗ trợ) | Từ 600.000 VNĐ trở lên/sản phẩm | Tùy số lượng sản phẩm và mức độ phức tạp của hồ sơ. Thương lượng trực tiếp với đơn vị tư vấn. |
| Hợp pháp hóa lãnh sự (CFS/LOA) | Phụ thuộc nước xuất xứ và đơn vị công chứng | Chi phí phát sinh ở nước sản xuất. Doanh nghiệp cần tính vào kế hoạch chi phí trước khi đàm phán với nhà cung cấp nước ngoài. |
Điều kiện xin cấp giấy phép công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ bốn điều kiện sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải có ngành nghề kinh doanh mỹ phẩm. Nếu chưa có, doanh nghiệp phải bổ sung ngành nghề trước khi nộp hồ sơ công bố.
- Phải đăng ký và sử dụng chữ ký số điện tử hợp lệ để thực hiện thủ tục trực tuyến tại cổng vnsw.vn.
- Có đủ tài liệu pháp lý từ nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu nước ngoài: LOA/POA và CFS (hoặc tài liệu thay thế CFS theo điều kiện CPTPP/ASEAN) đã được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Công bố tính năng sản phẩm phải tuân thủ Hướng dẫn ASEAN về công bố tính năng mỹ phẩm — không được ghi công dụng vượt quá bản chất sản phẩm hoặc có tính chất quảng cáo sai sự thật.
Tổng quan về công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Công bố mỹ phẩm nhập khẩu là gì?
Công bố mỹ phẩm nhập khẩu là thủ tục pháp lý bắt buộc do Cục Quản lý Dược — Bộ Y tế Việt Nam quản lý. Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp được cấp Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Chỉ khi có số tiếp nhận này, sản phẩm mới được phép nhập khẩu và lưu thông trên thị trường. Doanh nghiệp đứng tên công bố chịu toàn bộ trách nhiệm về tính an toàn, chất lượng và hiệu quả của sản phẩm trước cơ quan quản lý và người tiêu dùng.
Vì sao mỹ phẩm nhập khẩu bắt buộc phải công bố?
Hai lý do cốt lõi buộc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục này:
Thứ nhất, tránh xử phạt hành chính nghiêm trọng. Theo Điều 68 Nghị định 117/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP), hành vi đưa mỹ phẩm ra lưu thông khi chưa có số tiếp nhận — hoặc khi số tiếp nhận đã hết hiệu lực — bị phạt tiền từ 20 triệu đồng trở lên, đồng thời có thể bị tịch thu hàng hóa.
Thứ hai, bảo vệ uy tín thương hiệu và thúc đẩy doanh số. Sản phẩm có đầy đủ hồ sơ công bố hợp lệ tạo sự tin tưởng với người tiêu dùng và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Phạm vi sản phẩm xếp vào nhóm mỹ phẩm theo quy định rất rộng, bao gồm: son môi, kem dưỡng da, sữa tắm, dầu gội, nước hoa, phấn trang điểm, kem chống nắng, sản phẩm chăm sóc tóc (nhuộm, uốn, duỗi), sản phẩm chăm sóc móng, xà phòng khử mùi, sản phẩm vệ sinh răng miệng và nhiều loại khác tiếp xúc bên ngoài cơ thể người.
Căn cứ pháp lý quy định về công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Khung pháp lý điều chỉnh hoạt động công bố mỹ phẩm nhập khẩu tại Việt Nam gồm các văn bản chính sau:
- Luật Dược số 105/2016/QH13
- Nghị định số 155/2018/NĐ-CP về quản lý mỹ phẩm
- Thông tư số 06/2011/TT-BYT quy định về quản lý mỹ phẩm (văn bản gốc)
- Thông tư 29/2020/TT-BYT sửa đổi, bổ sung — bao gồm quy định ưu đãi miễn CFS cho các nước thành viên CPTPP
- Thông tư 34/2025/TT-BYT sửa đổi mới nhất về quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
- Nghị định 117/2020/NĐ-CP and Nghị định 124/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế
Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Các trường hợp cấm nhập khẩu mỹ phẩm
Doanh nghiệp không được nhập khẩu các nhóm mỹ phẩm sau, căn cứ Thông tư 06/2011/TT-BYT:
- Mỹ phẩm chứa các chất bị cấm sử dụng theo danh mục quy định hiện hành
- Mỹ phẩm có chất lượng không đạt tiêu chuẩn, bị pha tạp chất hoặc giả mạo
- Mỹ phẩm ghi nhãn sai, giả mạo nhãn hiệu hoặc không mô tả đúng công thức, thành phần hoạt tính
- Mỹ phẩm có thành phần gây nguy hại cho sức khỏe người sử dụng
- Mỹ phẩm bị cấm theo bất kỳ thông báo hoặc quyết định nào của cơ quan có thẩm quyền
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ toàn bộ thành phần (INCI list) để đảm bảo không có chất cấm hoặc chất vượt giới hạn nồng độ theo quy định ASEAN. Bên cạnh mặt hàng mỹ phẩm, nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng kinh doanh sang các nhóm sản phẩm tiêu dùng hoặc thực phẩm đặc thù khác, việc tìm hiểu kỹ quy định pháp lý như thủ tục nhập khẩu rượu hay nhóm mặt hàng có yêu cầu kiểm định khắt khe như nhập khẩu sữa bột cũng vô cùng cần thiết để tránh các vướng mắc tại cửa khẩu hải quan.
Yêu cầu về ghi nhãn trên lô hàng mỹ phẩm nhập khẩu
Mỗi lô hàng mỹ phẩm nhập khẩu đã được công bố phải dán nhãn đầy đủ các thông tin bắt buộc sau bằng tiếng Việt:
- Tên và địa chỉ cơ sở sản xuất; tên và địa chỉ đơn vị nhập khẩu tại Việt Nam
- Ngày sản xuất, số lô, ngày hết hạn sử dụng
- Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và ngày cấp
- Thành phần, công dụng và hướng dẫn sử dụng
Tên sản phẩm trên nhãn thực tế phải trùng khớp với tên đã đăng ký trên CFS và LOA. Sai lệch dù nhỏ cũng có thể khiến hải quan từ chối thông quan toàn bộ lô hàng. Tương tự như mặt hàng mỹ phẩm, đối với các doanh nghiệp logistics hoặc kinh doanh đa ngành, việc đảm bảo tính chính xác về thông tin nhãn mác, quy chuẩn kỹ thuật và hồ sơ thông quan đối với các nhóm hàng công nghiệp như thủ tục nhập khẩu dây cáp điện hay mặt hàng có tính chất nhạy cảm liên quan đến an toàn cho trẻ em như nhập khẩu đồ chơi trẻ em đều đòi hỏi quy trình kiểm soát nghiêm ngặt tương đương.
Xử lý trường hợp nhập khẩu mỹ phẩm chưa công bố
Mỹ phẩm nhập khẩu chưa có số tiếp nhận Phiếu công bố không được lưu hành trên thị trường Việt Nam. Hành vi kinh doanh sản phẩm chưa công bố hoặc đã hết hạn công bố chịu xử phạt hành chính theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 124/2021/NĐ-CP), bao gồm phạt tiền từ 20 triệu đồng trở lên, buộc thu hồi và tiêu hủy hàng hóa vi phạm.
Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục công bố trước khi nhập khẩu lô hàng đầu tiên — không phải sau khi hàng đã về kho. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu thường bỏ sót, dẫn đến hàng tồn kho không thể xuất bán trong khi chờ hoàn thiện hồ sơ.
LogiHub — Giải pháp cho thuê kho bãi và lưu trữ mỹ phẩm nhập khẩu an toàn, đạt chuẩn
Sau khi hoàn tất thủ tục công bố, bài toán tiếp theo của doanh nghiệp là bảo quản hàng hóa đúng tiêu chuẩn trong suốt chuỗi cung ứng. Mỹ phẩm — đặc biệt là các dòng kem dưỡng, serum, son môi và sản phẩm chăm sóc tóc — rất nhạy cảm với nhiệt độ và độ ẩm. Một lô hàng bị biến chất do điều kiện kho không đạt chuẩn đồng nghĩa với thiệt hại tài chính và nguy cơ bị thu hồi từ thị trường.
LogiHub — đơn vị cho thuê kho bãi chuyên nghiệp tại TP.HCM — vận hành hệ sinh thái 8 loại hình kho chuyên biệt, trong đó kho mát dành riêng cho mỹ phẩm và hóa mỹ phẩm duy trì nhiệt độ ổn định 15°C – 25°C (59°F – 77°F), độ ẩm kiểm soát ở mức ≤ 65% — đáp ứng trực tiếp yêu cầu bảo quản của phần lớn sản phẩm làm đẹp nhập khẩu. Đối với các dòng mỹ phẩm cao cấp chứa thành phần sinh học đặc biệt hoặc các doanh nghiệp kết hợp kinh doanh thực phẩm đông lạnh, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ cho thuê kho lạnh chuyên sâu với dải nhiệt độ âm sâu, đảm bảo cấu trúc sản phẩm không bị thay đổi trong suốt thời gian lưu kho.
Kho của LogiHub được xây mới 100%, trần cao 10 mét, tải trọng sàn 5 tấn/m², trang bị hệ thống PCCC tự động sprinkler đạt chuẩn nhà nước, camera giám sát và bảo vệ vòng ngoài 24/7. Tọa lạc tại khu vực Tân Hưng, TP.HCM — tuyến đường không cấm tải, xe container 45 feet (≈ 13,7 m) ra vào liên tục — hàng hóa của doanh nghiệp luôn được vận chuyển và xuất nhập kịp thời.
Doanh nghiệp chỉ trả đúng diện tích thực dùng — từ kho mini 5 m² đến kho tự quản quy mô lớn — biến chi phí mặt bằng cố định thành chi phí linh hoạt theo mùa vụ, tập trung nguồn lực vào kinh doanh cốt lõi.
Trụ sở kho: 70 Đường Số 20, Phường Tân Hưng, TP.HCM
Liên hệ tư vấn miễn phí: LogiHub — “Hàng hóa của bạn là tài sản của chúng tôi.”
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Công bố mỹ phẩm nhập khẩu là gì?
Công bố mỹ phẩm nhập khẩu là thủ tục pháp lý bắt buộc để sản phẩm mỹ phẩm có nguồn gốc nước ngoài được phép lưu hành tại Việt Nam. Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Dược — Bộ Y tế và nhận Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Chỉ sau khi có số tiếp nhận này, sản phẩm mới được phép nhập khẩu và phân phối.
Thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu mất bao lâu?
Theo quy định, hồ sơ đầy đủ and hợp lệ được giải quyết trong vòng 3–5 ngày làm việc. Tuy nhiên, trên thực tế, do lượng hồ sơ tồn đọng và lỗi kỹ thuật của hệ thống một cửa quốc gia, thời gian xử lý thực tế thường kéo dài từ 20 đến 25 ngày làm việc đối với mỹ phẩm nhập khẩu. Doanh nghiệp nên lên kế hoạch thực hiện thủ tục ít nhất 4–6 tuần trước khi nhập khẩu lô hàng đầu tiên.
Mỹ phẩm nhập khẩu từ Hàn Quốc và Nhật Bản có cần CFS không?
Cả Hàn Quốc và Nhật Bản đều là thành viên CPTPP. Do đó, mỹ phẩm sản xuất tại hai quốc gia này được miễn nộp CFS. Thay vào đó, doanh nghiệp cần cung cấp tài liệu chứng minh sản phẩm được lưu hành tại nước thành viên CPTPP (ví dụ: giấy phép lưu hành hoặc số công bố sản phẩm đã được cấp tại Hàn Quốc hoặc Nhật Bản) đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Phiếu công bố mỹ phẩm có thời hạn bao lâu?
Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có hiệu lực 05 năm kể từ ngày cấp. Sau thời gian đó, nếu doanh nghiệp tiếp tục kinh doanh sản phẩm, phải làm thủ tục công bố lại và nộp lệ phí mới trước khi phiếu cũ hết hạn.
Lệ phí công bố mỹ phẩm nhập khẩu là bao nhiêu?
Lệ phí nhà nước áp dụng là 500.000 VNĐ/sản phẩm (mỗi Phiếu công bố áp dụng cho 01 mặt hàng). Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí hợp pháp hóa lãnh sự cho CFS/LOA tại nước xuất xứ và phí dịch vụ tư vấn nếu sử dụng đơn vị hỗ trợ.
