Mỗi sản phẩm lưu hành trên thị trường Việt Nam đều phải vượt qua một cửa kiểm soát pháp lý bắt buộc: công bố hợp quy. Bỏ qua bước này, doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị từ chối thông quan, xử phạt hành chính, hoặc buộc thu hồi hàng hóa. Bài viết dưới đây của LogiHub hướng dẫn toàn bộ quy trình — từ khái niệm, hồ sơ đến từng bước thực hiện — để doanh nghiệp chủ động, đúng luật.
Công Bố Hợp Quy Là Gì Theo Góc Nhìn Pháp Luật
Khái Niệm Công Bố Hợp Quy
Theo Điều 3 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN (được sửa đổi bởi Thông tư 02/2017/TT-BKHCN), công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
Thông tư 14/2026/TT-BKHCN — có hiệu lực từ ngày 25/5/2026 — tiếp tục khẳng định bản chất này: doanh nghiệp tự xác nhận và đăng ký sự phù hợp của sản phẩm trước khi đưa ra thị trường. Nói cách khác, đây là nghĩa vụ pháp lý chủ động, không phải thủ tục xin cấp phép thụ động.
Trong tiếng Anh, công bố hợp quy tương đương với Declaration of Conformity hoặc Conformity Declaration.
Căn Cứ Pháp Lý Áp Dụng
| Văn bản | Nội dung chính | |
|---|---|---|
| Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 | Định nghĩa quy chuẩn kỹ thuật, chứng nhận hợp quy | |
| Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 | Quy định quản lý chất lượng hàng hóa nhóm 2 | |
| Nghị định 132/2008/NĐ-CP | Hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm | |
| Thông tư 28/2012/TT-BKHCN | Quy trình công bố hợp quy, phương thức đánh giá sự phù hợp | |
| Thông tư 02/2017/TT-BKHCN | Sửa đổi, bổ sung Thông tư 28/2012 | |
| Thông tư 14/2026/TT-BKHCN | Quy định mới nhất, hiệu lực từ 25/5/2026 |
Cơ Quan Tiếp Nhận Đăng Ký
Hồ sơ công bố hợp quy nộp tại cơ quan chuyên ngành thuộc bộ quản lý sản phẩm đó. Các bộ có thẩm quyền tiếp nhận bao gồm: Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Công an, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Từ ngày 25/5/2026, doanh nghiệp đăng ký công bố hợp quy trực tuyến qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng và nhận mã số xác nhận sau khi hoàn tất.
Đối Tượng Và Danh Mục Sản Phẩm Phải Công Bố
Đối Tượng Phải Thực Hiện Công Bố Hợp Quy
Theo khoản 1 Điều 12 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc. Hai nhóm tổ chức, cá nhân phải thực hiện:
- Nhà sản xuất trong nước có sản phẩm thuộc danh mục hàng hóa nhóm 2.
- Nhà nhập khẩu đưa hàng hóa nhóm 2 vào Việt Nam — kể cả khi nhập để tự sử dụng. Việc thực hiện chính xác các quy định kiểm tra chất lượng, tiêu biểu như việc chuẩn bị hoàn thiện thủ tục nhập khẩu thực phẩm chức năng, là vô cùng thiết yếu để hàng hóa lưu thông thuận lợi.
Danh Mục Hàng Hóa Bắt Buộc Phải Công Bố
Sản phẩm buộc phải công bố hợp quy là hàng hóa có nguy cơ gây mất an toàn (hàng hóa nhóm 2), thuộc phạm vi quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) hoặc quy chuẩn kỹ thuật địa phương (QCĐP). Bên cạnh các yêu cầu này, doanh nghiệp cần chú ý kiểm soát thông tin chính xác về xuất xứ hàng hóa để đáp ứng các tiêu chuẩn thương mại quốc tế. Dưới đây là một số nhóm điển hình:
| Bộ quản lý | Nhóm sản phẩm tiêu biểu | |
|---|---|---|
| Bộ Y tế (TT 31/2017/TT-BYT) | Vắc-xin, trang thiết bị y tế loại B–C, chế phẩm diệt khuẩn | |
| Bộ NN&PTNT (TT 14/2018/TT-BNNPTNT) | Phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y | |
| Bộ TT&TT (TT 04/2018/TT-BTTTT) | Thiết bị CNTT, thiết bị viễn thông, pin lithium | |
| Bộ GTVT (TT 41/2018/TT-BGTVT) | Xe mô tô, xe đạp điện, ô tô, rơ moóc | |
| Bộ Công Thương (TT 13/VBHN-BCT) | Động cơ điện, dây cáp điện, nồi hơi, vật liệu nổ công nghiệp |
> Lưu ý: Sản phẩm chỉ thuộc diện công bố hợp quy khi khớp đồng thời về mô tả sản phẩm và mã HS code trong danh mục.
Trách Nhiệm Của Tổ Chức, Cá Nhân Công Bố
Sau khi công bố, doanh nghiệp phải:
- Dán dấu hợp quy (CR) lên sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.
- Duy trì sự phù hợp liên tục, kiểm soát chất lượng và thử nghiệm định kỳ.
- Lập sổ theo dõi sử dụng dấu hợp quy, báo cáo hằng năm cho tổ chức chứng nhận được chỉ định.
- Thông báo công khai để người tiêu dùng dễ dàng tiếp cận thông tin.
Phân Biệt Chứng Nhận Hợp Quy Và Công Bố Hợp Quy
Hai thủ tục này liên quan chặt chẽ nhưng bản chất khác nhau. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn dẫn đến thực hiện sai trình tự.
| Tiêu chí | Chứng nhận hợp quy | Công bố hợp quy | |
|---|---|---|---|
| Bản chất | Tổ chức bên thứ ba xác nhận sản phẩm phù hợp QCVN | Doanh nghiệp tự công khai kết quả phù hợp với cơ quan nhà nước | |
| Đơn vị thực hiện | Tổ chức chứng nhận được chỉ định (bên thứ ba) | Tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu (bên thứ nhất) | |
| Thời gian | 10–30 ngày làm việc | 5–15 ngày làm việc | |
| Hồ sơ | Kết quả thử nghiệm + đánh giá hệ thống sản xuất | Giấy chứng nhận hợp quy hoặc kết quả tự đánh giá | |
| Tính bắt buộc | Bắt buộc đối với hàng hóa nhóm 2 (một số trường hợp miễn) | Bắt buộc với mọi sản phẩm thuộc QCVN hoặc QCĐP |
Mối liên hệ cốt lõi: Với nhóm hàng buộc cả hai thủ tục, doanh nghiệp cần hoàn thành chứng nhận hợp quy trước, sau đó dùng giấy chứng nhận đó làm căn cứ để thực hiện công bố hợp quy.
Hồ Sơ Đăng Ký Công Bố Hợp Quy Sản Phẩm
Doanh nghiệp lập 02 bộ hồ sơ: một bộ nộp cho cơ quan chuyên ngành (trực tiếp, bưu điện, hoặc trực tuyến), một bộ lưu nội bộ.
Tài Liệu Nộp Kèm Theo Khi Đăng Ký Trực Tuyến
Từ ngày 25/5/2026, Thông tư 14/2026/TT-BKHCN quy định doanh nghiệp đăng ký qua Cơ sở dữ liệu quốc gia. Tài liệu bắt buộc gồm:
- Bản đăng ký công bố hợp quy (theo Phụ lục IV, Thông tư 14/2026/TT-BKHCN), có chữ ký xác nhận của người chịu trách nhiệm.
- Bản sao giấy tờ chứng minh hoạt động sản xuất, kinh doanh (Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư…).
- Tài liệu kỹ thuật mô tả sản phẩm.
Hồ Sơ Công Bố Dựa Trên Kết Quả Của Bên Thứ Ba
Áp dụng khi doanh nghiệp có giấy chứng nhận hợp quy từ tổ chức chứng nhận được chỉ định. Hồ sơ gồm:
- Bản công bố hợp quy (theo Mẫu 2. CBHC/HQ, Phụ lục III Thông tư 28/2012/TT-BKHCN).
- Bản sao giấy tờ chứng minh hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Bản sao giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp, kèm mẫu dấu hợp quy.
Hồ Sơ Công Bố Dựa Trên Kết Quả Tự Đánh Giá
Áp dụng khi doanh nghiệp tự đánh giá sự phù hợp (bên thứ nhất). Hồ sơ gồm:
- Bản công bố hợp quy (theo Mẫu 2. CBHC/HQ).
- Bản sao giấy tờ chứng minh hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Nếu chưa có chứng nhận hệ thống quản lý (ISO 9001, HACCP…): quy trình sản xuất + kế hoạch kiểm soát chất lượng (theo Mẫu 1. KHKSCL) + kế hoạch giám sát hệ thống quản lý.
- Nếu đã có chứng nhận hệ thống quản lý còn hiệu lực: bản sao giấy chứng nhận ISO 9001, ISO 22000 hoặc HACCP.
- Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, từ tổ chức thử nghiệm đã đăng ký.
- Báo cáo đánh giá hợp quy (theo Mẫu 5. BCĐG) kèm mẫu dấu hợp quy.
> Lưu ý xử lý hồ sơ: Cơ quan chuyên ngành xử lý trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Hồ sơ thiếu sẽ bị thông báo bổ sung trong 03 ngày làm việc; quá 15 ngày không bổ sung, hồ sơ bị huỷ.
Trình Tự Thực Hiện Thủ Tục Công Bố Hợp Quy
Quy Trình Cho Hàng Hóa Sản Xuất Trong Nước
Bước 1 — Thử nghiệm và đánh giá sự phù hợp
Doanh nghiệp gửi mẫu sản phẩm đến tổ chức thử nghiệm được đăng ký hoặc chỉ định để kiểm tra theo QCVN tương ứng. Kết quả thử nghiệm có giá trị sử dụng trong 12 tháng.
Bước 2 — Lập bản đăng ký công bố hợp quy
Điền đầy đủ thông tin vào mẫu quy định, liệt kê các quy chuẩn kỹ thuật áp dụng. Người đại diện pháp lý ký xác nhận.
Bước 3 — Nộp hồ sơ và nhận thông báo tiếp nhận
Nộp hồ sơ qua hệ thống trực tuyến hoặc cơ quan chuyên ngành. Sau 05 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan chuyên ngành ban hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy. Doanh nghiệp được phép lưu thông hàng hóa kể từ thời điểm này.
Bước 4 — Dán tem CR và lưu thông thị trường
Gắn dấu hợp quy (CR) lên sản phẩm, công khai thông tin công bố theo quy định. Duy trì chất lượng và lưu hồ sơ để phục vụ kiểm tra, thanh tra.
Quy Trình Áp Dụng Đối Với Hàng Hóa Nhập Khẩu
Hàng hóa nhập khẩu có quy trình riêng, gắn chặt với thủ tục thông quan hải quan.
Bước 1 — Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước
Người nhập khẩu xác định QCVN áp dụng và nộp đăng ký kiểm tra chất lượng tại cơ quan chuyên ngành. Trong 01 ngày làm việc, cơ quan chuyên ngành xác nhận đăng ký.
Bước 2 — Thông quan lô hàng
Nộp bản đăng ký đã xác nhận cho cơ quan hải quan để thông quan. Các cơ quan đã liên thông Cổng thông tin một cửa không cần nộp bản cứng. Lúc này, doanh nghiệp có thể chủ động tra cứu tờ khai hải quan nhằm theo dõi sát sao tiến độ thông quan của lô hàng.
Bước 3 — Thử nghiệm sản phẩm
Lấy mẫu và thử nghiệm tại tổ chức thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận. Có thể sử dụng kết quả chứng nhận hợp quy còn hiệu lực từ tổ chức được thừa nhận ở nước xuất khẩu. Đối với các mặt hàng có xuất xứ trong khối ASEAN, việc hoàn tất thủ tục xin cấp C/O Form D là bắt buộc để doanh nghiệp được hưởng các chính sách ưu đãi thuế quan.
Bước 4 — Nộp kết quả đánh giá sau thông quan
Trong 15 ngày làm việc kể từ ngày thông quan, nộp kết quả tự đánh giá hoặc giấy chứng nhận hợp quy cho cơ quan chuyên ngành. Nếu hàng đã được chứng nhận tại nước xuất khẩu, thời hạn nộp rút xuống còn 03 ngày làm việc từ ngày thông quan.
Bước 5 — Dán tem CR và hoàn tất
Sau khi cơ quan chuyên ngành xác nhận, doanh nghiệp gắn dấu hợp quy và đưa hàng vào lưu thông.
Lưu ý quan trọng: Đối với hàng nhập khẩu, công bố hợp quy áp dụng theo từng lô hàng. Khi nhập lô mới, doanh nghiệp phải thực hiện lại thủ tục — nhưng có thể tái sử dụng kết quả thử nghiệm hoặc chứng nhận hợp quy còn hiệu lực.
Thời Hạn Hiệu Lực Của Công Bố Hợp Quy
Hàng sản xuất trong nước: Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy có hiệu lực 03 năm kể từ ngày ký. Doanh nghiệp phải công bố lại khi sản phẩm thay đổi thông số kỹ thuật hoặc khi giấy thông báo hết hạn.
Hàng nhập khẩu: Hiệu lực theo từng lô hàng. Lô mới — thủ tục mới, dù có thể tái sử dụng hồ sơ kỹ thuật đã có.
Doanh nghiệp đã công bố trước 25/5/2026: Theo Điều 17 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, giấy chứng nhận và dấu hợp quy đã cấp vẫn có hiệu lực đến hết thời hạn ghi trên giấy chứng nhận. Doanh nghiệp không cần đăng ký lại theo quy trình mới trong thời gian này.
LogiHub cung cấp dịch vụ cho thuê kho xây dựng theo yêu cầu và lưu trữ hàng hóa đạt chuẩn, hỗ trợ doanh nghiệp bảo quản sản phẩm trong suốt quá trình chờ hoàn thiện thủ tục công bố hợp quy và thông quan. Liên hệ LogiHub để được tư vấn giải pháp lưu kho phù hợp với từng loại hàng hóa.
